Massalaskutustoiminnolla voidaan luoda samansisältöinen tilaus valitulle asiakas- tai asiakasryhmävälille.
Asiakkaat, joille tilaus tehdään, voi myös luetella Excel -taulukossa. Excel -taulukon sijainti ja nimi määritellään siirtotiedostoasetuksella MT11. Myös avattua Excel-tiedostoa voidaan käyttää.
Asiakastunnukset luetellaan taulukon ensimmäiselle sivulle (sheet1) ensimmäiseen sarakkeeseen.
Tilaukset ovat massalaskutus -ajon jälkeen 40 -tilassa olevia laskutusvalmiita tilauksia.
Tilauksille valitaan selausalueelta jokin tilauskannassa tai historiatiedoissa oleva tilaus pohjaksi ja tilausnumerosarjasta tilausnumeroinnin aloitusarvo. Tilaus muodostetaan kullekin asiakkaalle täsmälleen saman sisältöisenä, ellei käynnistyksessä ole valittu asiakaskohtaisten tietojen huomioimista määrättyjen tilaustietojen osalta.
Jos kaikkia tilauksia ei pystytä luomaan, tulostetaan ajosta virheraportti, jossa kerrotaan mitä virheitä luonnissa on havaittu eikä yhtään uutta tilausta luoda kantaan. Tilauksia ei luoda, jotta koko ajo voidaan uusia samalla asiakasvalinnalla, kun virheet on korjattu. Jos asiakkaalle ei luoda tilausta sen vuoksi, että asiakas on ostokiellossa, merkitään ohitus raportille, mutta tilaukset luodaan muille asiakkaille.
Jos kaikki tilaukset pystytään luomaan, ilmoitetaan ajon lopuksi tehtyjen tilausten lukumäärä ja niiden tilausnumeroväli
Massalaskutus käynnistetään Aputoiminnot – Massalaskutus -toiminnolla.
Selausalueelta valitaan malli luotaville tilauksille pohjaksi.
Tilauskanta/Historia
Selausalueella näytetään valinnan mukaan joko tilauskannan tai historiaan siirretyt tilaukset tilauspäiväjärjestyksessä.
Asiakas/Vuosi/Kuukausi
Selausalueelle voi poimia tietyn asiakkaan vuoden tai/ja kuukauden tilaukset
Selaa
Kun selausarvoja on muutettu, haetaan uusien arvojen mukaiset tilaukset selausalueelle 'Selaa' näppäintä painamalla. Tilauskannan/historiatietojen vaihtaminen ei vaadi selausnäppäimen painamista
Seuraavaksi valitaan asiakkaat joille tilaukset muodostetaan (Tilaukset muodostetaan seuraavalle ryhmälle)
Asiakas/Asiakasryhmä
Tilaukset luodaan annetulle asiakas- tai asiakasryhmävälille. Valitaan tehdäänkö rajoitus asiakastunnuksen vai ryhmätunnuksen mukaan.
Mistä/Mihin
Määritellään valitun tunnusvälin alku- ja loppuarvo, jolle tilaukset luodaan
Asiakkaiden nouto Excel -taulukosta
Parametrilla MT11 (Ylläpito - Siirtotiedostot - Siirtotiedostot yleiset/käyttäjäkohtaiset/yrityskohtaiset) voidaan määrätä hakemisto, josta löytyy taulukko asiakkaista, joille tilaus luodaan. Taulukossa on oltava ensimmäisen lehden (sheet1) ensimmäisessä sarakkeessa asiakasnumerotieto. Tilaus luodaan niille taulukon asiakasnumeroille, jotka löytyvät Tikonin asiakaskannasta.
Taulukosta haetaan valitut asiakkaat ennen tilausten muodostusta 'Nouda' painikkeella
Mallitilauksen tietoja voidaan muokata.
Tilausten asiakkaiden tiedoista haetaan
Merkitään ruksilla ne tilauksen tiedot, joita ei kopioida mallitilaukselta, vaan joissa huomioidaan asiakkaan omat tiedot. Asiakaskohtaisen tiedon voi valita tilaukselle maksuehtoon, toimitusehtoon, toimitustapaan ja myyjä-tietoon
Tilausten toimituspäivä
Uusille tilauksille on annettava pakollisena tietona toimituspäivä, jotta tilauksen verolle löydetään toimituspäivänä voimassa oleva alv-prosentti. Toimituspäivän oletuksena on valitun mallitilauksen toimituspäivä. Jos mallitilaukselta puuttuu toimituspäivä tai se halutaan muuttaa, annettaan toimituspäivä kenttään 'Toimituspäivä'. Mallitilauksen toimituspäivän voi hakea uudestaan painikkeella 'Hae tilaukselta'
Tilausten numerosarja
Tilausten numeroinnille valitaan aloitusarvo. Pakollinen tieto
Tilausten muodostuksen jälkeen siirtyminen laskujen tulostukseen
Kun tilaukset on luotu, voi ohjelman määrätä siirtymään suoraan laskujen tulostusnäytölle, jossa valitaan laskulomake ja laskun tulostustapa ja tulostetaan laskut
Muodosta
Muodostetaan laskutusaineisto tilauskantaan tilakoodille 40 = laskutusvalmis.
Jos kaikille asiakkaille pystytään tilaus luomaan, ohjelma ilmoittaa lopuksi tilausten lukumäärän ja tilausnumerovälin sekä siirtää kontrollin laskun tulostusnäytölle, jos näin oli valittu.
Raportti
Tulostetaan raportti puutteellisista tilauksista joita ei voitu muodostaa.
Jos asiakasjoukossa oli asiakkaita, joilla on tilauksen luomiseksi puutteelliset tiedot (esim. saatavatili puuttuu), ohjelma antaa tästä ilmoituksen. Käyttäjä voi valita tehdäänkö tilaukset niille asiakkaille joilla ei ollut puutteita (OK) tai keskeyttää tilausten muodostuksen.
