Verkkolaskuaineisto muodostetaan Raportit - Lasku - Tavallinen lasku/Yhdistelylasku –toiminnolla. Tulostus vaihtoehdoksi valitaan 'Verkkolasku’.
Verkkolaskuaineisto voidaan muodostaa seuraavilla laskutustavoilla:
- tavallinen lasku
- yhdistely lasku
- suoramaksulasku
- rahoitusyhtiölle siirretty lasku voidaan välittää asiakkaalle verkkolaskuna, jos käytetään Laskuhotellipalvelua
Suoramaksut ja kuluttajaverkkolaskutilaukset muodostetaan laskuiksi samalla kertaa muiden laskujen kanssa. Suoramaksuasiakkaan laskuja ei voi yhdistellä.
Laskut voidaan tulostaa ilman lomakevalintaa tai lomakevalinnalla, jolloin laskulomakkeeksi valitaan verkkolaskulomake LASKU0000_02FIN tai siitä johdettu lomake. Kuluttajan elaskun ylläpidossa on määritelty suoramaksuilla käytettävä lomake. Jos laskut tulostetaan lomakevalinnalla, voidaan samalla tulostaa laskuista paperikopio. Jos verkkolaskut tulostetaan ilman lomakevalintaa ja laskuista halutaan paperikopiot, voidaan laskut tulostaa uusintatulostuksena.
Finvoice -tyyppiselle verkkolaskutulostukselle voidaan määrätä siirretäänkö verkkolaskuksi kaikki laskutukseen kuuluvat myyntitapahtumat vai vain niiden asiakkaiden laskut, joilla on verkkotunnus (myös tunnuksen operaattori-osa). Tämä siksi, että osa operaattoreista välittää laskut eteenpäin ainoastaan verkkolaskuina ja silloin ilman verkkolaskuosoitetta lähetettyjen asiakkaiden laskut tulkitaan virheelliseksi. Jos operaattorille voi lähettää myös ei -verkkoasiakkaiden laskut toimitettavaksi, otetaan verkkoaineistoon mukaan tunnuksettomat asiakkaat laittamalla valinta kohtaan 'Tunnuksettomat '. Jos tunnuksettomat jätetään verkkolaskutuksen ulkopuolelle, ohittaa laskutusajo tunnuksettomien asiakkaiden laskutiedot ja ne jäävät tilaan 40.
Verkkolaskuja voi uusinta tulostaa, yhdistelylaskuja lukuun ottamatta. Jos yhdistelylaskuja halutaan muuttaa se onnistuu vain niin, että palautetaan laskujen tilakoodit 60->40 ja tämän jälkeen tulostetaan laskut uudelleen, jolloin verkkolaskuista muodostuu uusi XML-tiedosto entisen tilalle.
Jos automaattinen FTP -lähetys on käytössä, laskut siirtyvät heti laskutuksen jälkeen automaattisesti laskuhotelliin. Muuten laskut lähetetään Laskuhotellin lähetysohjelmalla laskuhotelliin. Finvoice -aineiston lähetystapa on sovittava lähetystä hoitavan operaattorin kanssa.
Laskuhotellipalvelussa jokaisesta lähetetystä erästä saa määritelty käyttäjä tiedon sähköpostiin (POS -kuittaustieto tai NEG –kuittaustieto).
Laskuhotellin toimitettava verkkolaskuaineisto on lähetettävä ennen laskujen päivitystä. Finvoice -aineisto säilyy myös päivityksen jälkeen.
Verkkolaskujen tulostuksessa on oletuksena verkkolaskuaineiston muodostus ilman lomaketta (Ei VL-lomaketta). Verkkolaskulle viedään tilaukselta kaikki verkkolaskulla tarvittavat tiedot.
Jos verkkolaskut halutaan tulostaa käyttäen verkkolaskulomaketta, poistetaan Ei VL –lomaketta – valinta ja valitaan verkkolaskun muodostamista varten verkkolaskulomake. Tällöin avautuu valinta 'Paperille', joka tulostaa verkkolaskuista myös paperikopiot.
Viesti laskuerän laskuille –kenttään syötetty tieto siirtyy verkkolaskuaineistoon. Jos laskut tulostetaan lomakevalinnalla, on ”Selite (VIESTI)”-tieto oltava valittuna lomakkeen laskulomakesuunnittelussa.
Viestitieto voidaan määritellä myös vakioksi lomakesuunnittelun kautta. Viesti-tieto ei siirry historiatietoihin!
Verkkolaskuaineisto muodostuu siirtotiedostolla MT5 määriteltyyn hakemistoon.
TEAPPSXML-verkkolaskun xml-tiedosto ja mahdolliset liitetiedostot pakataan laskuhotelliin lähettämistä varten zip -tiedostoksi. Laskuhotellipalvelun kautta lähetetään aina zip –tiedosto.
Finvoice -tyyppiselle verkkolaskutulostukselle voidaan määrätä siirretäänkö verkkolaskuksi kaikki laskutukseen kuuluvat myyntitapahtumat vai vain niiden asiakkaiden laskut, joilla on verkkotunnus (myös tunnuksen operaattori-osa). Jos operaattorille voi lähettää myös ei verkkoasiakkaiden laskut toimitettavaksi, otetaan verkkoaineistoon mukaan tunnuksettomat asiakkaat laittamalla valinta kohtaan 'Tunnuksettomat '. Jos tunnuksettomat jätetään verkkolaskutuksen ulkopuolelle, ohittaa laskutusajo tunnuksettomien asiakkaiden laskutiedot ja ne jäävät tilaan 40.
Yritystiedoissa määritellään tulostetaanko Finvoice muotoiset verkkolaskut yhteen tiedostoon vai tulostetaanko jokaisesta laskusta oma tiedosto.