KILA:n menetelmäohjeen mukaan kirjanpitovelvollisen tulee kuvata elektroniseen arkistointiin käytetyn tietovälineen sisältö myös selväkielisenä. Suositeltava tapa on merkitä tilinpäätösasiakirjaan tai sen liitteeseen, mikä osa yrityksen kirjanpitoaineistosta on arkistoitu elektronisesti, missä tallennusmuodossa kirjanpitoaineisto on arkistoitu ja missä arkistointiin käytettyjä tietovälineitä säilytetään. On myös suositeltavaa kirjoittaa arkistointiin käytetyn tietovälineeseen tai sen kanteen, mikä yrityksen ja minkä tilikauden aineistoa kyseiseen tietovälineeseen on tallennettu.
