Arkistoitavat tiedot siirretään arkistohakemistoon ketjutuksen avulla toiminnosta Raportit – Ketjutus – valitaan Arkistoketju, antamalla ruksit kenttiin Ark ja Mukaan. Kun valittu Ark, ohjelma automaattisesti valitsee Portti/tiedosto -kohtaan ”ARKISTO”.
Arkistoraporttien kieli on joko suomi tai ruotsi palkanlaskennassa käyttäjän kielikoodin mukaan.
Arkistoinnissa huomioitavaa:
- Palkkaerittelyt pitää arkistoida jokaisesta ajosta erikseen ennen kauden päivitystä.
- Kausiveroilmoitus ja kuukausiyhteenveto pitää arkistoida ennen kuukauden päivitystä.
- Kausiveroilmoitukselle pitää antaa arkistoitava kuukausi Jakso Mistä – Mihin kenttiin. Jakso annetaan muodossa kkvv, esim 0115 = tammikuu 2015.
Palkkakauden arkisto
Kuukausiarkisto
Vuosiarkisto
Palkanlaskennan arkistoon voidaan siirtää seuraavat raportit:
- 104 Palkkaerittely
- 137 Kuukausiyhteenveto
- 139 Oma-aloitteinen veroilmoitus
- 170 Suppea palkkakortti
- 171 Laaja palkkakortti
- 191 Vuosi-ilmoitus verottajalle
- 999 Arkiston pääsivu (=sisällysluettelon päivitys)
Yrityksen arkistohakemistoon voidaan resurssienhallinnan kautta tallentaa muitakin kuin Tikon palkkojen tuottamia raportteja, esim. työsopimuksia tai pöytäkirjoja. Jotta muut dokumentit päivittyvät arkiston sisällysluetteloon, pitää Tikonista tehdä raportin arkistointi. Mikäli mitään arkistoitavaa ei ole, voidaan sisällysluettelo päivittää ketjuttamalla vaihtoehto 999 Arkiston pääsivu.