Ohjelmaan voidaan tuoda tietoja ohjatulla tietojen tuonti -toiminnolla. Tiedot tuodaan siihen taulukkonäkymän tauluun, joka oli avattuna, kun tietojen tuonti -toimintoon siirryttiin.
Tuo Avaa ohjatun tietojen tuontitoiminnon (Excel)
Tuonti –toiminnossa voidaan ajastaa jo tallennetun profiilin mukainen tuonti tai määritellä uusi tuontiprofiili ja halutessaan samalla suorittaa tai ajastaa sitä vastaava tuonti.
Ohjatun toiminnon ensimmäisenä vaiheena valitaan tuontiprofiilin nimi.
Valmis tuontiprofiili:
Jos valitaan aiemmin tallennettu tuontiprofiili, näkyy vaiheen 1 näytöllä ’Ajasta’ painike ja tuonnin voi ajastaa käymättä läpi ohjatun toiminnon myöhempiä vaiheita. Valmiilla profiililla voi tuonnin suorittaa myös käyttämättä ajastusta, mutta silloin ohjatun toiminnon vaiheet käydään vaiheittain läpi. Ajastetun tuonnin ohje myöhemmin kappaleessa ’Tuonnin ajastaminen’
Uusi tuontiprofiili:
Jos yhtään profiilia ei vielä ole tallennettu tai jos halutaan luoda uusi tuontiprofiili, valitaan vaiheessa 1 profiiliksi ’Ei arvoa’. Ohjatun toiminnon kaikki vaiheet käydään läpi ja profiilille määritellään pyydetyt tiedot. Tuonnin profiili voidaan tallentaa ohjatun tuontitoiminnon päätteeksi sekä suorittaa heti ja/tai ajastaa tietojen tuonti
Viennin profiili tuontiprofiilina:
Jos perustiedot tuodaan samassa muotoisessa tiedostossa (csv tai XML) ja samalla kenttäjärjestyksellä kuin aiemmin on tehty perustietojen vienti, voidaan tuontiprofiiliksi valita myös vientiin määritelty profiili. Tuonti etenee kuin käytössä ei olisi oletusprofiilia, mutta vaiheessa 3 saadaan käyttöön vientiprofiilin kenttävastaavuudet ja jos liittymätyyppi on csv, myös vientiprofiilin csv –asetukset.
HUOM: Jos haluat tallentaa tämän tuontiprofiilin, anna profiilille ERI NIMI kuin mikä oli pohjana käyttämäsi vientiprofiilin nimi. Muussa tapauksessa alkuperäinen vientiprofiili muuttuu, sillä viennissä siirretään myös koodien nimitiedot perustietotaulun ulkopuolelta (esim. liikekumppanilla toimitusasiakkaan nimi, valuutan nimi, myyjän nimi jne.) tuonnissa nämä poistetaan kenttämäärityksistä.
Valmis tuontiprofiili
Aiemmin tallennetun profiilin mukainen tuonti voidaan käynnistää ajastettuna tai suorittamalla kaikki ohjatun toiminnon vaiheet.
Uusi tuontiprofiili
Uuden tuonti-toiminnon määrittely aloitetaan valitsemalla Tuontiprofiilin nimeen ”Ei arvoa.”
Valitaan tuonnin hakemisto ja tuontitiedosto sekä tuontiprofiilin kuvaustiedosto ja sen hakemisto.
Tuontitiedoston ei tarvitse olla profiilia määriteltäessä tuontihakemistossa. Tiedoston nimen voi merkitä korvaamalla määrätyt merkit ?–merkeillä tai merkkijonon * merkillä.
Tuontiprofiilin kuvaustiedoston on oltava olemassa, jotta siirrolle pystytään kuvaamaan sisään luettavan tiedoston kenttärakenne ja muut profiilille tallennettavat tiedot.
Profiilin kuvaustiedoston on oltava täsmälleen saman muotoinen (csv tai xml) ja sen kenttärakenteen on oltava täsmälleen sama kuin sen tiedoston, jossa tietoja myöhemmin tuodaan tätä profiilia käyttäen.
Profiilin kuvaustiedosto ja tuonnin tiedosto voivat myös olla myös sama tiedosto, jos esim. tehdään kertaluontoinen tuonti hakemistossa odottavasta tuontitiedostosta.
Jos tiedot tuodaan CSV –muotoisena, määritellään myös CSV -tiedoston käsittelysäännöt.
CSV –tiedostosta on määriteltävä käytetty erotinmerkki, desimaalierottimen tunnus ja päivämäärän muoto sekä tuodaanko CSV-tiedoston ensimmäisellä tietueella kenttäotsikot.
Ohjelma näyttää tuontitiedoston sisältämät kentät ja tietokannassa olevat kentät.
Tietokannan kentät näytetään siitä taulukkonäkymästä, joka oli avoinna, kun tietojen tuonti -toimintoon siirryttiin.
Kenttää klikkaamalla päästään muuttamaan valintaa, mihin tietokannan kenttään tuontitiedostossa olevan kentän sisältämät arvot tuodaan. Jos tietoa ei haluta siirtää, valitaan Tietokannan kentäksi ’Ei arvoa’.
Tuonnille määritellään sen laajuus, kuten tuodaanko vain uudet tiedot vai myös päivitykset sekä muita päivitettävien tietojen käsittelysääntöjä.
Katkaistaan ylipitkä tuontitieto Tikonin taulukentän pituiseksi. Jos ei valittu, ylipitkä kenttäarvo estää tuonnin.
Jos taulun kentissä on viittauksia toisiin tietokannan tauluihin, voidaan tuonnin yhteydessä valita, miten viittaukset käsitellään.
Tuontitiedosto poistetaan ajon jälkeen ja siirretään siirtohakemiston alle BACKUP –hakemistoon ellei varmistuksen ottoa kielletä.
Puuttuvien tietojen arvot voidaan tuoda kannassa jo olevalta mallitietueelta.
Tuontiasetusten jälkeen siirrytään: ”Valitse toiminnot” -näytölle.
Tuo - Tiedot tuodaan edellä tehtyjen määritysten mukaan tiedostosta
Tallenna profiili - Profiilin tietojen tallennus
Ajasta - Tietojen tuonnin ajastus
Toiminnoista voidaan valita yksi tai useampi. Ajastuksen suorittaminen kuitenkin vaatii myös profiilin tallentamisen
Tuo -toiminnolla tiedot tuodaan valittujen asetusten mukaisesti. Näytölle tulee ”Seuraava” -painiketta painamalla näkyviin ensin tulokset tuonnin testivaiheesta.
Ohjelma näyttää yhteenvedon tuonnin testivaiheesta.
Ohjelma näyttää yhteenvedon tuoduista tiedoista ja mahdollisista virheistä.
Tuonnin profiilin tallentaminen
Tallenna profiili -toiminnolla näytölle tulee näkyviin kentät, jossa tuonnin profiili nimetään ja valitaan sen käyttötaso.
Annetaan tuonnin profiilille nimi ja valitaan sen käyttötaso. Jos profiilin käyttötasoksi valitaan yrityskohtainen, voidaan yritykset valita valintalistalta.
Yrityskohtaisen profiilin voivat tallentaa vain TIKO- ja pääkäyttäjä. Yleisen profiilin voi tallentaa vain TIKO -käyttäjä.
Painamalla: ”Seuraava” -painiketta, ohjelma ilmoittaa: ”Profiili on tallennettu”.
Tuonnin ajastaminen
Ajasta -toiminnolla ohjelma avaa eräajojen ylläpito -näytön. Näytöllä eräajo voidaan nimetä halutulla tavalla ja valita ajastustavaksi kerta-ajo tai toistuva ajo.
Jos ajastustavaksi valitaan toistuva, näytölle tulee asetukset toistuvan eräajon tallentamista varten. Tallennetut eräajoasetukset löytyvät ylläpidon valikosta: Asetukset - Eräajotiedot - Eräajot.
