Ylläpidon taulujen sisältämät tiedot esitetään taulukkonäkymässä, josta tietojen selailu ja etsiminen käyvät nopeasti. Tietoja voidaan ryhmitellä, suodattaa, kiinnittää ja selailla useilla eri vaihtoehdoilla. Sarakkeiden sijaintia voidaan tarvittaessa muuttaa ja selailunäkymiä ja suodatusvalintoja voidaan tallentaa seuraavaa tiedonhakukertaa varten.
Ylläpitotaulun tiedot esitetään näytöllä tietuekohtaisina riveinä. Aktiivinen rivi on vahvennettuna.
Alareunan ja oikean reunan vierityspalkeilla selataan taulukkonäkymän tietoja.
Selausnäytön alareunassa näytetään tietokannasta haettujen ja näytöllä näkyvien rivien lukumäärä. Näytöllä näkyvien rivimäärä saattaa muuttua esim. käytettäessä sarakekohtaisia suodattimia.
-painike sulkee avoimena olevan näytön tai palaa takaisin aiemmin avatulle näytölle.
Taulukkonäkymässä voidaan käyttää mm. seuraavia näppäinyhdistelmiä:
CTRL+A Valitsee aktiiviseksi kaikki näytöllä näkyvät rivit
CTRL+F Aktivoi etsi –toiminnon. (Haku käynnistyy ENTER –painikkeella)
CTRL+N Lisää uuden tietueen (avaa tietojen ylläpitoikkunan)
CTRL+C Maalatun alueen rivit viedään leikepöydälle ja voidaan siitä viedä edelleen esim. Excel:iin
CTRL -painike alhaalla voidaan hiirellä klikkaamalla valita useita yksittäisiä rivejä aktiiviseksi.
SHIFT -painike alhaalla voidaan hiirellä klikkaamalla valita riviväli aktiiviseksi.
DELETE -painike poistaa valitut rivit (vahvistaa ensin tietojen poistamisen käyttäjältä)
Taulun nimi ja sijainti
Avoinna olevan tietokannan nimi ja ylläpidon valikkopolku, josta tauluun on siirrytty, esitetään ylläpitonäytön päävalikon alapuolella. Valikkopolun lopussa kerrotaan mistä tietokanasta näkyvillä olevat tiedot löytyvät.
Taulun nimike ja valikkopolku näkyvät myös silloin, kun selausnäytöltä siirrytään rivikohtaisten tietojen ylläpitoon. Tällöin avoimena olevan taulun nimen perässä lukee lisäksi: ”ylläpito”.
Yhteiset tiedot ja lukutila
Tikon sovellusten yhteisiä tietoja käsitellään yritys suljettuna. Mikäli yritys on auki, yhteisiä tietoja voidaan selailla mutta niitä ei voida muuttaa. Tällöin taulun nimen perässä näkyy suluissa teksti: (Lukutila).
Taulukkonäkymän työkalurivi
Taulukkonäkymän työkaluriviin on koottu keskeiset toiminnot tietojen käsittelyä varten. Työkalurivin aktiiviset ja passiiviset kuvakkeet saattavat poiketa näytöstä toiseen, riippuen missä ylläpidon taulussa ollaan ja onko käsiteltävä yritys avoinna vai suljettuna (sovellusten yhteisten tietojen ylläpito).
Sarakkeiden sijainti ja selailu
Sarakkeiden paikkaa voidaan muuttaa valitsemalla hiiren vasemmalla painikkeella haluttu sarake ja siirtämällä saraketta (painike pohjassa) kunnes se on halutussa kohdassa otsakerivillä. Vapauttamalla hiiren vasen painike sarake siirtyy haluttuun kohtaan.
Selausnäytön rivit voidaan lajitella nousevasti tai laskevasti halutun sarakkeen mukaiseen järjestykseen. Lajittelu aktivoidaan klikkaamalla hiiren vasemmalla painikkeella sarakkeen otsikkoa. Klikkaamalla samaa otsikkoa uudelleen lajittelu muuttuu nousevan ja laskevan lajittelun välillä.
Taulukkonäkymän muokkauksen työkalut saadaan näkyviin klikkaamalla hiiren oikealla painikkeella joko sarakkeen otsikon päälle tai rivin päälle. Sarakkeen otsikon päältä klikattaessa toiminnot: Monista ja Korvaa ei ole käytettävissä.
Muokattu tietojen selailunäkymä voidaan tallentaa työkalurivin kohdasta: ”Oletusselaus”. Kun haluttu näkymä on muokattu ylläpidon taulukkonäkymässä, painetaan tallennuspainiketta.
Selaukselle voidaan antaa selausta kuvaava nimi ja sen käyttötaso voidaan valita.
Tallenna -painikkeella selausnäkymä tallentuu ja valitaan oletusnäkymäksi kyseiselle taulukkonäytölle.
Selausnäkymiä voidaan vaihtaa, valitsemalla haluttu näkymä pudotusvalikosta.
Tallennetun selausnäkymän voi poistaa poista-painikkeella.
Jos ei halua käyttää muokattua selausta vaan oletusselausta valikosta käynnistettäessä, niin se onnistuu painamalla näppäimistöltä valikon valinnan yhteydessä yhtä aikaa CTRL+SHIFT.
Haku ja suodattimet
Ylläpidon selailunäytöltä voidaan hakea tietoa sarakekohtaisesti erilaisilla suodattimilla ja useilla eri hakukriteereillä. Suodatettuja näkymiä voidaan myös tallentaa. Koko selailunäytön kattava haku voidaan käynnistää työkalurivin etsi-toiminnolla tai pikavalinnalla CTRL+F.
Selailunäytön merkkimuotoisiin kenttiin on valmiiksi määritelty oletussuodatusvalinta ”Sisältää” ja numeromuotoisiin kenttiin ”Yhtä suuri kuin”.
Suodatinasetusten valintalista, jos kenttä on numeromuotoinen:
Suodatinasetusten valintalista, kun kenttä on merkkimuotoinen:
Suodatus voidaan käynnistää valitsemalla arvo pudotusvalikosta, jos kenttä on tyypiltään pudotusvalikkokenttä.
Muokattu suodatinnäkymä voidaan tallentaa työkalurivin kohdasta: ”Oletussuodatin”. Kun haluttu suodatinnäkymä on muokattu ylläpidon taulukkonäkymässä, painetaan tallennuspainiketta.
Suodattimelle voidaan antaa näkymää kuvaava nimi ja suodattimen käyttötaso voidaan valita:
- Käyttäjän määrittelemä henkilökohtainen suodatusnäkymä
- Pääkäyttäjän määrittelemä yrityskohtainen suodatusnäkymä
- Tiko-käyttäjän määrittelemä yleinen suodatusnäkymä
Tallenna -painikkeella selausnäkymä tallentuu ja valitaan oletussuodatukseksi kyseiselle taulukkonäytölle.
Tallenna -painikkeella selausnäkymä tallentuu ja valitaan oletussuodatukseksi kyseiselle taulukkonäytölle.
Suodatusnäkymiä voidaan vaihtaa, valitsemalla haluttu näkymä pudotusvalikosta.
Tallennetun suodatusnäkymän voi poistaa poista-painikkeella.
Selauksen rajaus
Suuria tietomääriä sisältävien taulujen selauksen nopeuttamiseksi on mahdollisuus ottaa käyttöön käyttäjäkohtainen selauksen ennakkorajaus. Jos käyttäjällä on selauksen rajaus valittuna, ei kaikkia tietoja automaattisesti tuoda selausnäytölle. Selaus on aluksi tyhjä ja käyttäjä rajaa tietojoukon, johon selaus kohdistuu. Selauksen kohteena on rajauksen jälkeen vain rajattu tietomäärä, jota voidaan järjestää ja suodattaa normaalisti ylläpidon toiminnoilla.
Käyttäjäkohtainen selauksen rajaus otetaan käyttöön painamalla punaista selauksen rajaus –painiketta.
Selauksen rajaus on valittavissa vain tyypillisesti suuria tietomääriä sisältävien taulujen ylläpidossa, kuten asiakkaat ja tuotteet.
Selauksen rajaus käytössä, kun Selauksen rajaus -painike muuttuu vihreäksi. Selausalue on aina selauksen alussa tyhjä.
Käyttäjä rajaa tietojoukon, jonka haluaa selaukseen ja painaa ’Käytä rajausta’.
Selauksen rajaus otetaan pois käytöstä painamalla vihreää rajauspainiketta. Painikkeen väri vaihtuu punaiseksi ja käyttäjälle luetaan selailuun normaalisti kaikki tiedot.
Selauksen rajauksen ja tietojen suodattamisen ero
Suodatin
Vaikka selauksessa olisi tietoja rajaava suodatin, luetaan kaikki taulun tiedot aina selailutoiminnon käyttöön. Käyttäjä pystyy suodatinta muuttamalla näkemään kaikki taulun tiedot. Koska käsitellään koko taulun tietoja, selaus saattaa isoilla tietomäärillä hidastua.
Selauksen rajaus
Jos taulun ylläpidossa on käyttäjällä selauksen rajaus asetettuna, on selaus aluksi tyhjä. Selaukseen luetaan vain käyttäjän antamalle rajausvälille kuuluvat tiedot. Käyttäjä ei pysty suodattamallakaan näkemään kuin rajaukseen sisältyvä tiedot. Koska käsitellään vain osaa taulun tiedoista, selaus nopeutuu.
Selausnäytön alareunassa näytetään luettujen ja selailussa olevien tietojen määrät.
’Haettiin’
- Jos selausta ei ole rajoitettu, haettu määrä = taulun tietojen määrä.
- Jos selausta on rajoitettu, haettu määrä = rajaukseen kuuluvien tietojen määrä.
’Selailussa’
- Selailuun suodatettujen rivien määrä.
- Jos suodatin ei ole käytössä ’Selailussa’ = ’Haettiin’
Ryhmittely
Selausnäytön tietoja voidaan ryhmitellä klikkaamalla hiirellä sarakkeessa esitettävän tietueen kentän nimen päälle ja pudottamalla kenttä (tai kentät) kohtaan: ”Ryhmittely”, joka löytyy työkalurivin alapuolelta. Ryhmittely voidaan vaihtoehtoisesti aktivoida klikkaamalla hiiren oikealla painikkeella selailunäytön riviä halutun sarakkeen kohdalta ja valitsemalla: ”Ryhmittely sarakkeella”.
Ryhmän nuolipainiketta klikkaamalla saadaan kunkin ryhmän sisältämät tietueet näkyviin.
Ryhmittely poistetaan käytöstä pudottamalla aktiiviset ryhmittelykentät takaisin otsakeriville.