Ylläpidon taulukkonäkymän tietoja voidaan viedä tiedostoksi ohjatulla tietojen vienti –toiminnolla. Vientitiedoston muoto voi olla Excelin XML Spreadsheet tai CSV-muoto valitulla erotinmerkillä.
Vie - Avaa ohjatun tietojen vientitoiminnon (Excel)
Vienti –toiminnossa voidaan ajastaa tai suorittaa jo tallennetun profiilin mukainen vienti tai määritellä uusi vientiprofiili ja halutessaan samalla suorittaa tai ajastaa sitä vastaava vienti.
Jos valitaan aiemmin tallennettu vientiprofiili, näkyy vaiheen 1 näytöllä ’Ajasta’ ja ’Vie’ -painikkeet joilla viennin voi suorittaa tai ajastaa käymättä läpi ohjatun toiminnon välivaiheita. Ajastuksen suorittamiseksi katso kohta ’Viennin ajastaminen’
Jos yhtään profiilia ei vielä ole tallennettu tai jos halutaan luoda uusi vientiprofiili, valitaan vaiheessa 1 profiiliksi ’Ei arvoa’. Ohjatun toiminnon kaikki vaiheet käydään läpi ja profiilille määritellään pyydetyt tiedot. Viennin profiili voidaan tallentaa ohjatun vientitoiminnon päätteeksi sekä suorittaa heti ja/tai ajastaa tietojen tuonti
Valmis vientiprofiili
Suoritetaan tai ajastetaan valmiin profiilin mukainen vienti.
Siirretäänkö kaikki vai ainoastaan selauksessa valitut rivit.
Uusi vientiprofiili
Luodaan uusi profiili, edetään ohjattu toiminto vaihe vaiheelta.
Ohjelma ehdottaa vietäväksi kaikki avoinna olevan taulukkonäkymän kentät. Jos halutaan viedä vain osa kentistä, valitaan kentät, jotka halutaan jättää pois. Valinta tehdään ”Kentät, joita ei tulosteta” ja ”Tulostettavat kentät” -laatikoiden välissä olevilla painikkeilla.
Kenttien tulostusjärjestystä voi muuttaa oikeassa laidassa olevilla nuolipainikkeilla.
Hiirellä voidaan valita useita kenttiä pitämällä samanaikaisesti CTRL-painike painettuna.
Kenttien valinnan jälkeen valitaan viennin tiedostomuoto, vientitiedoston hakemisto ja tiedoston nimi. Vientihakemistot voidaan valita hakemistoista, jotka hakemistojen ylläpidossa on perustettu kyseisen sovelluksen käyttöön.
Vientitiedoston nimeen voidaan lisätä yritysnumero sekä päivämäärä ja aika.
Päällekirjoitus -valinnalla uusi vientitiedosto kirjoitetaan saman nimisen tiedoston päälle.
Jos tiedot viedään CSV-tiedostoksi, määritellään vaiheessa 3 lisäksi CSV –tiedoston muoto.
CSV –tiedostolle määritellään tietojen erotinmerkki, desimaalierotin ja päivämäärän muoto.
Lisäksi määritellään erotetaanko merkkikentät lainausmerkein ja kirjoitetaanko tiedoston ensimmäiseksi riviksi kenttäotsikot.
Vientiasetusten jälkeen siirrytään: ”Valitse toiminnot” –näytölle.
Valitaan yksi tai useampi toiminnoista. Ajastuksen yhteydessä valittava aina myös profiilin tallennus.
Vie - Suorita määritysten mukainen vienti
Tallenna profiili - Tallenna profiili
Ajasta - Ajasta määritysten mukainen vienti.
Vie -toiminnolla tiedot viedään hakemistoon valittujen asetusten mukaisesti. Näytölle tulee ”Seuraava” -painiketta painamalla näkyviin vietyjen rivien määrä, viennin hakemistopolku ja tiedoston nimi.
Vientitiedosto voidaan avata klikkaamalla linkkiä.
Viennin profiilin tallentaminen
Tallenna profiili -toiminnolla näytetään kentät, jossa profiili nimetään ja valitaan sen käyttötaso.
Jos kuvaustiedoston käyttötasoksi valitaan yrityskohtainen, voidaan yritykset valita valintalistalta.
Yrityskohtaisen profiilin voivat tallentaa vain TIKO- ja pääkäyttäjä. Yleisen profiilin voi tallentaa vain TIKO-käyttäjä.
Painamalla: ”Seuraava” -painiketta, ohjelma ilmoittaa: ”Profiili on tallennettu”.
Viennin ajastaminen
Ajastettavissa siirroissa vientiprofiili on aina tallennettava.
Ajasta -toiminnolla ohjelma avaa eräajojen ylläpito -näytön. Näytöllä eräajo voidaan nimetä halutulla tavalla ja valita ajastustavaksi kerta-ajo tai toistuvan ajo.
Jos ajastustavaksi valitaan toistuva, näytölle tulee asetukset toistuvan eräajon tallentamista varten. Tallennetut eräajoasetukset löytyvät ylläpidon valikosta: Asetukset - Eräajotiedot - Eräajot.
