Jo olemassa olevalle yritykselle käyttöomaisuuden käyttöönotossa päivitetään yritys- ja tilitietoja, sekä syötetään käyttöomaisuustapahtumat käyttöomaisuustauluihin.
Yritysasetukset
Ylläpito – Yritysasetukset – Yritykset määritellään käyttöomaisuuden tarvitsemat asetukset.
Mikäli yritys käyttää toisen yrityksen poistosääntöjä, annetaan sen yrityksen numero, jonka sääntöjä käytetään kohtaan Poistosäännöt. Myös asetus Käyttöomaisuus otetaan käyttöön, jolloin käyttöomaisuusvalikko aktivoituu.
Tilikausitilastot
Käyttöönottoa edeltävän tilikauden tilikausitilastoon, Ylläpito – Kirjanpito – Tilastot – Tilikausitilasto kohtaan Tilinpäätöskoodi valitaan tieto 1 – Ajettu.
Asetuksen käyttöönotto vastaa samaa kuin jos olisi ajettu käyttöomaisuuden tilinpäätösajo. Jatkossa ohjelma päivittää kentän, kun yritykselle tehdään käyttöomaisuuden tilinpäätösajo.
Kirjanpidon tilit
Kirjanpidon tilien asetuksissa (Ylläpito – Kirjapito – Tilit) määritellään tilikohtainen Evl –poistotapa ja prosentti, pitoaikaehdotus kuukausina sekä käyttöomaisuuslaji.
Käyttöomaisuus
Käyttöomaisuusseuranta ja tilin EVL:n mukainen poistotapa
- 0 – Tili ei ole käyttöomaisuustili
- 1 – Tilin EVL:n mukainen Menojäännöspoisto, tilin EVL:n
- 2 - Tasapoisto
- 3 - Ei poistoa
- 4 - Kopioi sumupoisto
Käyttöomaisuuslaji
- 0 – Irtain omaisuus (tuloutus)
- 1 – Kiinteä omaisuus (menojäännös)
Käyttöomaisuuslajia käytetään hyväksi käyttöomaisuuden myyntikäsittelyssä. Tieto päivittyy käyttöomaisuushyödykkeelle.
Poistoprosentti
Evl -poistoprosentti tai tasapoistoissa vuosikohtainen tasapoistoprosentti, esim. 10 kun pitoaika on 10 vuotta. Poistoprosentin voi antaa/muuttaa myös poistolaskennan yhteydessä.
Pitoaika kuukausia
Kenttään voi syöttää tiliä koskevan tavallisimman taloudellisen pitoajan kuukausina, esim. 3 vuotta = 36 kk. Annettua pitoaikaa ehdotetaan käyttöomaisuustapahtumien syötössä.
Poistoautomatiikka
Poistoautomatiikka toiminnolla (Ylläpito – Kirjanpito – Automaatiosäännöt – Automaatiokirjaukset – Poistoautomatiikka) tehdään säännöt, joita käytetään käyttöomaisuuden poistokirjauksissa ja käyttöomaisuuden liitetiedot raportoinnissa.
Poistosäännöt löytyvät ohjelmistotoimituksen mukana tulevilta malliyrityksiltä 7000, 7002, 7004, 7010, 7012 (Liikekirjuri) ja 7050, 7052 (Kiinteistökirjuri). Mikäli yritykselle halutaan tehdä omat poistosäännöt, ne voidaan tarvittaessa kopioida yrityksen omiksi säännöiksi.
Liikekirjurin tilikartan mukana tulevat säännöt:
- 0 – 9 Käyttöomaisuuskirjanpidon liitetietoraportille tulostuvat tilit
- 11 – 13 Kehittämismenojen poistosäännöt
- 21 – 23 Liikearvon poistosäännöt
- 31 – 36 Aineettomien hyödykkeiden poistosäännöt
- 41 – 43 Muiden pitkävaikutteisten menojen poistosäännöt.
- 71 – 76 Rakennusten poistosäännöt
- 81 – 86 Kaluston poistosäännöt
- 91 – 96 Muiden aineellisten hyödykkeiden poistosäännöt
Kiinteistökirjurin tilikartan mukana tulevat säännöt:
- 0 – 9 Käyttöomaisuuskirjanpidon liitetietoraportille tulostuvat tilit
- 41 – 43 Muiden pitkävaikutteisten menojen poistosäännöt
- 71 – 76 Rakennusten poistosäännöt
- 81 – 86 Kaluston poistosäännöt
- 91 – 96 Muiden aineellisten hyödykkeiden poistosäännöt
Automatiikkasäännön numero, uutta perustettaessa ohjelma antaa seuraavan vapaan numeron, voidaan muuttaa.
Säännön selite, saa olla enintään 35 merkkiä pitkä.
Poistokirjauksen debet –tili. Käyttöomaisuustilin vastatili, joka voi olla poistotili, poistoerotili tai myyntitappiotili.
Poistokirjauksen kredit-tili (vastatili), jota käytetään myyntivoittojen kirjauksessa. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, poistoautomatiikka käyttää vastatilinä päätiliä.
Poistoautomatiikka säännöillä 0 – 9 ilmoitetaan liitetietoraportille tulostettavat tilit Debet-tili ja Kredit-tili kenttiin.
Perus-kohtiin määritellään tavallisesti noudatettavat poistokirjaussääntö
- Tili/prosentti on 100 %, sillä varsinaiset poistoprosentit määritellään poistolaskennassa.
- Tili/lisäprosentti on 0 %.
- Viimeinen voimassaolopäivä
Lisäsääntö-kohtiin määritellään perussäännön viimeisen voimassaolopäivämäärän jälkeen noudatettava poistokirjaussääntö.
- Tili/prosentti
- Tili/lisäprosentti
- Viimeinen voimassaolopäivä
Käsittelykoodi1
Kertoo kirjauksen laadun laskentaa varten.
- 0 - SUMU Poisto
- 1 - Poistoero
- 2 - Oikaisuerät
- 3 - Myyntivoitto (/poistoero)
- 4 - Myyntitappio (/poistoero)
- 5 - Arvonkorotus
- 6 - Varauksen purku
- 9 - Ei kirjausta
Lisä 2, Käsittelykoodi2 ja Käsittelykoodi3
Ei käytössä
Tilirajat
Kirjanpidon tilit joita sääntö koskee. Tilirajat –välilehdellä voidaan muokata, lisätä tai poistaa tilivälejä.
Tilikartta
Yrityksen käytössä oleva tilikartta. Säännölle valittujen tilien rivit ovat värillisinä. Tilikartta-välilehdellä voidaan muokata, lisätä tai poistaa tilivälejä.
Liitetietoraportille tulostettavat tilit ilmoitetaan poistoautomatiikka säännöillä 0 – 9 säännön Debet-tili ja Kredit-tili kenttiin. Kenttiin valittu tiliväli näytetään Tilirajat ja Tilikartta näkymässä mutta tietoja ei voi ylläpitää ko. toiminnoilla.
Kaluston pienhankinnat
Jos kirjanpitoon kirjatut kaluston pienhankinnat halutaan tulostuvan Käyttöomaisuuden liitetiedot -raportille, laitetaan Poistoautomatiikka-tauluun ko. hyödykeryhmän säännölle kirjanpidossa käytetyt pienhankintatilien numerot. Tarvittaessa yrityksellä on oltava käytössä omat poistoautomatiikkasäännöt.
Käytettävät tilit lisätään kenttiin Tili/prosentti sekä Tili/lisäprosentti. Käyttöomaisuuden liitetiedot raportin lopussa näkyy tilikauden kuluina kirjatut pienhankinnat omana rivinään.
Poistoautomatiikkasääntöjen kopiointi
Mikäli yritykselle halutaan tehdä omat poistosäännöt, ne voidaan kopioida toiselta yritykseltä omiksi säännöiksi. Kopiointi tehdään yritys suljettuna.
Yritys – Kopioi Taulu –toiminnolla avautuu Kopioi taulu ikkuna, jossa voidaan valita kopioitavat tiedot.
Ohjelma/optio
Valitaan Kirjanpito.
Taulut
Valikosta valitaan Poisto-automatiikka
Yritys, jolle taulu kopioidaan
Valitaan käyttöomaisuusyritys mille poistosäännöt halutaan.
Yritys, jolta taulu kopioidaan
Valitaan yritys, jolta poistosäännöt kopioidaan
Painetaan Kopioi-painiketta, jolloin kopiointi käynnistyy.
Ohjelma ilmoittaa, että taulu on jo olemassa ja kysyy kopioidaanko vanhan taulun päälle. Kysymykseen vastataan Yes, sillä yrityksellä on jo kyseinen taulu olemassa, mutta se on tyhjä.
Kun kopiointi on tehty, ikkunan alareunaan ilmestyy teksti Valmis!
Kopioinnin jälkeen tiedot löytyvät yritys avoimena Ylläpito – Kirjanpito – Automaatiosäännöt – Automaatiokirjaukset – Poistoautomatiikka.
Sulje-painikkeella poistutaan Kopioi taulu ikkunasta.