Raporttikehitin ohjelma käynnistetään joko omasta kuvakkeestaan tai kirjanpito-ohjelmasta toiminnolla Aputoiminnot – Raporttikehitin. Valitaan yritys, jonka tilikartta tai kustannuslaji-/projektilajikartta näytetään rivimäärityksissä. Uusi raportti ei tallennu avoinna olevan yrityksen raportiksi vaan käyttäjä valitsee raportin nimeämisessä tallennetaanko raportti yleiseksi vai yrityskohtaiseksi.
Uuden raportin luomisessa ensimmäiseksi kannattaa miettiä seuraavia asioita:
- Mitä tietoja ja mistä kohdasta raporttia tiedot pitäisi löytyä.
- Mikä/mitkä raportin osat täytyy määritellä, rivi-, sarake- vai otsikko-osa?
- Miten monta riviä tarvitaan, miten ne muotoillaan ja viivoitetaan?
- Halutaanko riveiltä laskea jotain vai suoritetaanko niiden välillä vertailua?
- Miten monta saraketta tarvitaan, ja soveltuuko jokin olemassa olevista sarakkeista sellaisenaan?
- Halutaanko kuluvan kauden lukujen rinnalle edellisen vuoden luvut tai tehdä näiden välillä vertailuja?
- Otsikkotiedot, soveltuuko jokin olemassa olevista otsikoista vai pitääkö tehdä oma?
Kun raporttimalli on hahmoteltu, kannattaa käydä valmiit raportit läpi, jos niistä mahdollisesti löytyisi sopiva raportin osa muokattavaksi.
Esimerkki raporttimallista:
Yrityksen nimi TULOSLASKELMA Pvm
Kausi
Raportin teon työvaiheet ovat:
- Rivien määritteleminen
- Sarakkeiden määritteleminen
- Otsikoiden määritteleminen
- Nimeäminen
- Testi
Kohdat 1 – 3 voi suorittaa vapaassa järjestyksessä.