Rivimääritykset

Riveillä määritellään paitsi varsinainen teksti, joka raportille tulostuu, myös rivien muotoilu ja erilaiset viivat. Lisäksi määritellään tilikartalta tilit, joilta numerotieto haetaan.

Tilikartan sijaan voidaan valita kustannuslaji- tai projektilajikartta.

Riveille voidaan määritellä myös erilaisia laskukaavoja esim. summarivejä tai vertailuja rivien kesken.

Rivi voidaan piilottaa, mikä on usein tarpeen laskukaavojen vuoksi tai rivit sisältävät vain raportin muokkaajalle tarkoitettua informatiivista tietoa.

Ikkunan vasemmalla puolella olevassa laatikossa näkyy rivimääritys tikapuurakenteena. Aluksi on vain rivimääritysten otsikko (Uusi laskelma) ja summarivi (Laskelma yhteensä). Ikkunan oikealla puolella on näkyvissä yrityksen tilikartta.

Jos raportin pohjaksi halutaan esim. kustannuslajit tai projektilajit Yritys - Uusi rivimääritys toiminnolla määritellään riviosan taso. Kyseinen seurantataso täytyy olla otettuna käyttöön.

Uusi rivimääritys

Esimerkiksi luodaan seuraavanlaista rivimääritystä:

1. rivi: Otsikko Yhdistyksen tuloslaskelma (ei haluta tulostuvan)
2. rivi: VARSINAINEN TOIMINTA, joka jaetaan tuottoihin ja kuluihin
3. rivi: Tuotot, jotka jaetaan eri alatasoiksi
4. rivi: Avustukset, otsikko jonka alle tilit tulee (ei määritellä tilejä tähän)
5. rivi: Yhteensä, johon laitetaan tilit
6. rivi: Muut tuotot, otsikko, jonka alle tilit tulee (ei määritellä tilejä tähän)
7. rivi: Yhteensä, johon laitetaan tilit
8. rivi: Varsinaisen toiminnan tuotot yhteensä, joka on tuottojen yhteissumma
9. jne.

1. rivi
Syötetään riviosan otsikkorivi, jota ei tulosteta raporttiin. Varsinaiset otsikot tulostuvat raportin nimeämisessä annetuista otsikkotiedoista.

Kirjoitetaan Teksti-kenttään otsikkorivin nimi. Sen jälkeen painetaan Rivin lisätiedot –painiketta ja rastitaan sieltä kohta Riviä ei saa tulostaa. Rivi hyväksytään OK –painikkeella tai siirtymällä hiirellä seuraavalle riville.

Uusi rivi –painikkeella luodaan uusia rivejä valittuna olevan rivin yläpuolelle. Niitä kannattaa tehdä muutama valmiiksi Laskelma yhteensä rivin yläpuolelle.

OK–painikkeella saa lisättyä uuden rivin viimeisen rivin alapuolelle.

2. rivi
Teksti-kenttään kirjoitetaan Varsinainen toiminta. Rivin lisätiedoista voidaan valita esim. lihavointi.

3. rivi
Teksti-kenttään kirjoitetaan Tuotot.

4. rivi
Teksti-kenttään kirjoitetaan Avustukset. Koska esimerkissä Avustukset on Tuotot ryhmän alataso, sen ”sisennystä” kasvatetaan tasopainikkeella.

 
Tason muutos.
Painikkeen oikea puoli lisää tasoa ja vasen vähentää. Joka tasosta muodostuu uusi välilehti, jotka nimetään Taso 1, Taso 2 jne. Ohjelmassa kannattaa aina työskennellä tasolla 1, koska tällöin koko riviosan rakenne on näkyvissä samalla kertaa.

Sisennys
Kuvaruudulla ohjelma sisentää alatason havainnollisuuden lisäämiseksi. Jos sisennyksen haluaa tulostuvan myös raportilla, on sisennys määriteltävä Sisennys laatikkoon. Sisennykseen voi laittaa esim. 0,25, 0,50, 0,75, 1,00, jne.

5. rivi
Teksti kenttään kirjoitetaan Yhteensä. Sisennys kannattaa laittaa esim. 0,25 cm. Yhteensä riville valitaan tilit tilikartasta.

Jos tilikartta ei ole näkyvissä, se saadaan näkyviin klikkaamalla Kartta -painiketta.  Painikkeen painamisen jälkeen painikkeen nimi muuttuu Rajat –painikkeeksi. Tilit valitaan tilikartasta maalaamalla tai hiirellä valitsemalla, vaikka ne eivät sijaitsisikaan tilikartassa peräkkäin. Klikkaamalla tiliä valintalistassa uudelleen, valinta poistuu.

Rivin lisätiedot painikkeen alapuolella on Rajat-painike, jolla tiliraja voidaan merkitä Mistä Mihin. Painikkeen painamisen jälkeen painikkeen nimi muuttuu Kartta –painikkeeksi.  Jos mukaan halutaan yksittäinen tili, on muistettava merkitä sama numero molempiin kenttiin, Mistä Mihin.

Tilirajojen ei tarvitse noudattaa tilikarttaa, vaan rajaksi voidaan antaa tilinnumero, jota ei ole vielä perustettu tilikarttaan. Tällöin tilikartta näkymässä näkyy ao. tilin kohdalla teksti Väliaikainen tiliraja. Näin voidaan varmistua siitä, että vaikka uusia tilejä perustetaan tilikarttaan, raporttipohjaa ei tarvitse muuttaa.

Tyhjää –painikkeella poistetaan kaikki ko. rivin tilimääritykset.

6. rivi
Teksti kenttään kirjoitetaan Muut tuotot. Muut tuotot rivi on Tuotot ryhmän alataso, sen ”sisennystä” kasvatetaan tasopainikkeella. Sisennys 0,25 cm.

7. rivi
Teksti kenttään kirjoitetaan Yhteensä. Sisennys 0,25 cm. Tälle riville valitaan tilit.

8. rivi
Teksti kenttään kirjoitetaan Varsinaisen toiminnan tuotot yhteensä. Tälle riville lasketaan tuotot yhteensä.

Laskukaava -kenttään kirjoitetaan SUMMA tai valitaan se valintalaatikosta.

Voidaan valita rivin lisätiedot painikkeella lihavointi. Sisennys kannattaa tehdä myös summariville, esim. 0,25 cm.

SUMMA –riveille ei saa määritellä tilejä.

Riviosan työvaiheet

Riviosa kannattaa tehdä työvaiheittain esim. seuraavasti

1. Riviosan kaikki tekstit kirjoitetaan ensin riveittäin allekkain
2. Tason muutos -painikkeella muutetaan rivien tasot
3. Tyhjät rivit (rivin lisätiedot), valinta ”tyhjä rivi yläpuolelle”
4. Tilit määritellään
5. Summaukset laskukaava kenttään
6. Muotoilut, esim. lihavointi (rivin lisätiedot)
7. Sisennys laatikkoon syötetään sisennys (esim. 0,25, 0,50 cm, jne.), jos haluaa myös raportille tulostuvan

Riviosan tallennus

Rivimääritykset täyty tallentaa toiminnolla Yritys - Tallenna rivimääritys. Jos siirrytään toiseen toimintoon ilman tallennusta, ohjelma kysyy tallennetaanko muutokset.

Riviosalle annetaan nimi syöttämälle sen Taulunimi –kenttään ja painamalla OK –painiketta.

Laskukaavojen tekeminen rivimäärityksiin

Laskukaava kenttään voidaan kirjoittaa riville laskukaava.

Laskukaavoissa voidaan käyttää seuraavia laskumerkkejä:

• yhteenlasku (+)
• vähennyslasku (-)
• kertolasku (*)
• jakolasku (/)

Lisäksi voidaan käyttää funktioita, joista SUMMA on laskentakaavoissa valmiina. Summaan kerätään automaattisesti aikaisemmat, samalla tasolla olevat rivit, edelliseen tasonalennukseen eli otsikkoon asti tai edelliseen summakaavaan asti.

Riville, jonka tiedot halutaan laskentakaavaan mukaan, on luotava tunniste Tunniste -kenttään. Tunniste kirjoitetaan tekstinä (enintään 10 merkkiä).

Laskukaavakenttään annettavaan kaavaan syötetään huutomerkki + kyseisen rivin tunniste (!OIKAISUT).

Usein liikevaihtoa halutaan verrata muihin riveihin (esim. Tuotot yhteensä on rivi, johon muita rivejä verrataan). Rivin Tunnisteeseen voi kirjoittaa VRT tai rivin lisätiedoista ruksataan kohta vertailuluku, jolloin raportille saadaan Katetuotto myös prosentteina.

Laskukaavoissa voidaan käyttää myös vakiolukuja, jotka luodaan Ylläpito valikossa. Kaikki luodut laskentakaavat, vakioluvut ja tunnisteet näkyvät valintalaatikoissa.

Vakioluku tunnistetta kannattaa käyttää, kun:

• raportilla vakiolukuna käytetty luku muuttuu usein
• riviosan laskukaavaan tarvitaan desimaaliluku
• sarakeosan laskukaavaan tarvitaan 2-desimaalista lukua tarkempi desimaaliluku (max. 4 desimaalia)

Esimerkiksi yritys tarvitsee raportin, jossa palkat kerrotaan kertoimella 1,75 arvioitujen sosiaalikulujen huomioimiseksi. Tällöin luodaan palkat rivi ja sille tilirajat ja tunniste (ABC). Palkat rivi voidaan piilottaa, koska tämä rivi on vain laskennallinen tieto. Tämän jälkeen luodaan uusi rivi, Palkat sosiaalikuluineen ja tähän kaava !ABC*175/100.

Rivin lisätiedot

Rivin lisätiedoissa voidaan valita riville muotoiluja ja muita ominaisuuksia rastittamalla halutut vaihtoehdot. Valitun vaihtoehdon saa pois klikkaamalla rastia.

Lihavoitu
Valittu rivi lihavoidaan

Kursivoitu
Valittu rivi kursivoidaan

Sivunvaihto ennen riviä
Suoritetaan sivunvaihto ennen valittua riviä

Sivunvaihto rivin jälkeen
Suoritetaan sivunvaihto valitun rivin jälkeen

Rivi alleviivataan
Alleviivataan valittu rivi.

Viiva rivin yläpuolelle
Muodostetaan viiva valitun rivin yläpuolelle

Viiva vain lukusarakkeisiin
Alleviivataan vain lukusarakkeet, ei tekstisarakkeita

Vertailuluku
Määritellään sarakkeen vertailuluvuksi.

Pidä saldon etumerkki
Ohjelma vaihtaa saldojen etumerkin automaattisesti. Jos halutaan, että esim. taseen Vastaavaa ja Vastattavaa puoli tulostuvat samanmerkkisinä, on Vastaavan puolen tilien merkki säilytettävä.

Tilejä ei saa tulostaa
Tilit ovat mukana laskennassa, mutta eivät tulostu. Vain yhteensä rivi tulostuu.

Riviä ei saa tulostaa
Syntyy piilorivi, joka voi olla mukana laskennassa.

Rivi tulostetaan aina
Oletuksena on, että jos rivin tileillä ei ole saldoa, rivi ei tulostu. Joskus on kuitenkin tarpeen tulostaa rivi, vaikka sillä ei olisikaan saldoa esim. tilikauden nolla tulos. Raporttia voi myös muotoilla luomalla tyhjä rivi ja laittamalla rasti tähän kenttään.

Tyhjä rivi yläpuolelle
Valitun rivin yläpuolelle voidaan tulostaa tyhjä rivi. Tätä voidaan käyttää otsikkorivillä. Tätä valintaa ei voi käyttää tilirivillä eikä summarivillä.

Vain kp:n tilit / Vain sisäisen laskennan tilit
Tilit ovat tilikartassa määritelty joko kirjanpidon varsinaisiksi tileiksi tai sisäisen laskennan tileiksi. Asetuksella määritellään, kummanlaiset tilit poimitaan raportille mukaan. Sisäisiä tilejä voi hyödyntää esim. laskentakaavoissa.

Tulos- ja taseraporttien tulostuksessa voidaan valita, tulostetaanko sisäisen laskennan tileille tehdyt laskennalliset kirjaukset.

Valmis rivimääritys tallennetaan toiminnolla Yritys – Tallenna rivimääritys.

Valmiin rivimäärityksen muokkaaminen

Jo olemassa olevia rivimäärityksiä voi ja kannattaa käyttää hyödyksi uusien riviosien määrittelyssä.

Ennen valmiin rivimäärityksen muokkaamista, kannattaa alkuperäinen kopioida uudelle nimelle. Muuttamisen voi tehdä niin että riviosa avataan ja tallennetaan uudelle nimelle.

Riviosan kopiointi

Riviosan kopiointi suoritetaan toiminnolla Yritys – Kopioi rivimääritys.

Valitaan kopioitava riviosa ja painetaan Valittu –painiketta.

Annetaan riviosalle uusi nimi Taulunimi: -kenttään ja painetaan Kopioi nimelle –painiketta.

Kopioidun riviosan muokkaaminen

Tallennettu rivimääritys avataan toiminnolla Yritys - Avaa rivimääritys.

Rivimääritykset ovat listassa aakkosjärjestyksessä ja niiden nimet pyrkivät kuvaamaan niiden sisältöä. Valitaan haluttu rivi ja painetaan OK.

Näkymään avautuu raportin rivimäärityksen ylin taso (kuvassa Taso 4). Näkymää voi muuttaa valitsemalla taulun välilehdistä jonkin alemmista tasoista. Riviosan muokkaus kannattaa tehdä alimmalla, tarkimmalla tasolla, Taso 1:llä.

Muutokset tallennetaan toiminnolla Yritys – Tallenna rivimääritys.

Raportit rivimäärityksistä

Raportit valikosta voi tulostaa kaksi erilaista raporttia joista näkee eri riviosien rivimääritykset.

Riviosan rajat –raportti

Riviosan rajat raportissa nähdään mistä tiliväleistä ja millaisista tiedoista riviosa koostuu.

Riviosan rajat -raporttiin tulostuu rivinumero, taso, tunniste, selite ja tilirajat.

Lisäksi rivillä näkyy lisätietoina:

• Mistä ja miten tiedot tulostetaan
  • tapahtumista
  • laskureskontrasta
  • laajasta reskontrasta
  • saldoista
  • debetsaldoista
  • kreditsaldoista
• Tulostetaanko tilit vai ei
• Millaiset tilit tulostetaan
  • kirjanpidon tilit
  • sisäisen laskennan tilit
  • kirjanpidon ja sis. laskennan tilit.

Riviosan erittely -raportti

Riviosan erittely raporttiin tulostuu valitun riviosan tilit sekä tilien nimet.

Lopuksi tulostuvat tilit, joita ei ole laskelmassa. Tätä listaa kannattaa käyttää hyödyksi tarkastettaessa, ovatko kaikki ao. kohtaan kuuluvat tilit mukana.

Rivimäärityksen poisto

Toiminnolla Yritys – Poista rivimääritys poistetaan turhat, tarpeettomat rivimääritykset.

Valitaan poistettava riviosa ja painetaan Poista –painiketta.