Yritysasetukset

NetTikon OSTOLASKU-sovellus otetaan yrityksellä käyttöön Ylläpidossa NetTikon – Sovellusten käyttöönotto –taulussa. Yrityksestä riippuen voidaan valita missä laajuudessa sovellusta halutaan käyttää.

OSTOLASKU käytössä
Asetus otetaan käyttöön.

Maksatus käytössä
Mikäli maksatustiedosto halutaan tehdä Tikon ostolaskujen käsittelyssä, asetus otetaan käyttöön. Tällöin maksatusta ei voi tehdä Tikonin ostoreskontrassa.

Maksatustyyli
Kun asetus Maksatus käytössä on otettu käyttöön, valitaan asetus mihin maksatustiedosto luodaan.

• 0 – SEPA-tiedosto työasemaan
  Ohjelma luo maksatusaineiston käyttäjän omalle työasemalle tai palvelimelle.
  
  
• 1 – Sepa-tiedosto Tikon pankkipalveluun (Sepa-tiedosto Tikon pankkipalveluun)
  Maksatustiedosto käsitellään vain Tikon pankkipalvelun kautta
  
  
• 2 – Sepa-tiedosto työasemaan tai Tikon pankkipalveluun (Sepa-tiedosto työasemaan tai Tikon pankkipalveluun)
  Käyttäjä voi valita muodostetaanko maksatusaineisto omalle työasemalle tai palvelimelle, vai käsitelläänko aineisto Tikon pankkipalveluissa.

Lisäksi yritysten ylläpidossa Ylläpito – Asetukset – Yritykset kohdassa määritellään seuraavat OSTOLASKU-sovellukseen liittyvät asetukset:

Tilaustenkäsittely/Reskontra-välilehdellä:

Maksatustiedostot
3 – SEPA + XML -valuuttamaksatus

Kirjanpito-välilehdellä:

Reskontra
Yrityksellä on oltava ostoreskontra käytössä, jos kierrätys on käytössä.

Tietoturva-asetukset

Sovelluksen tietoturvan tehostamiseksi on mahdollista rajoittaa käyttäjäkohtaisesti kirjautumista NetTikon-sovelluksiin IP-osoitteiden mukaan sekä asettaa yleinen aikakatkaisu kaikille NetTikon-sovelluksille.

Sovelluksen aikakatkaisu

Sovelluksen aikakatkaisu ominaisuus pakottaa käyttäjän kirjautumaan uudestaan sovellukseen, mikäli sovellukseen kirjautunut käyttäjä ei ole määritellyn aikakatkaisuarvon aikana käyttänyt sovellusta.

Aikakatkaisu määritellään Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset – Yleiset parametrit.

Arvo
Kenttään syötetään aika minuutteina, jonka jälkeen ohjelma sulkee sovelluksen, mikäli käyttäjä ei ole käyttänyt sovellusta. Oletusarvona on 30 minuuttia.

Sallitut IP-osoitteet

Käyttäjien kirjautumista kaikkiin NetTikon-sovelluksiin voidaan rajoittaa koskemaan vain yhteyttä tietystä IP-osoitteesta. Rajoitus tehdään Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset – Käyttäjän sallitut IP-osoitteet.

Tunnus
Ohjelma määrittelee

Käyttäjätunnus
Valitaan valintalistasta tunnus jota rajoitus koskee.

IP-osoite
Syötetään IP-osoite josta kirjautuminen on sallittu.

Käyttäjät ja käyttäjäroolit

Käyttäjät ja käyttäjäroolit määritellään Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset, Käyttäjät valikossa.

Käyttäjäroolit

Käyttäjärooli määrittelee oikeustasot, mihin toimintoihin käyttäjällä on oikeus.

Ohjelman mukana toimitettavia käyttäjärooleja voi tarkastella, ja luoda uusia valikossa Ylläpito, Asetukset – Järjestelmäasetukset – Käyttäjäroolit.

Käyttäjäroolia voidaan tarkentaa tiliöintien muutosoikeuden osalta määrittelemällä käyttäjälle käyttäjäroolin lisäksi Tiliöintioikeus.

SS – 00 – Ei oikeutta
Käyttäjällä ei ole lainkaan oikeuksia OSTOLASKU-sovellukseen. 

SS - 01 - Tarkistaja

Kenttiin annetut asetukset määrittelevät roolin oikeudet. 

SS - 02 - Hyväksyjä

Kenttiin annetut asetukset määrittelevät roolin oikeudet.

SS - 03 - Tarkastaja ja hyväksyjä

Kenttiin annetut asetukset määrittelevät roolin oikeudet.

SS – 04 – Tarkastaja, hyväksyjä ja maksatuksen hoitaja

Kenttiin annetut asetukset määrittelevät roolin oikeudet.

SS – 05 – Hyväksyjä kaikilla muutosoikeuksilla

Kenttiin annetut asetukset määrittelevät roolin oikeudet.

SS – 06 – Kaikki muutosoikeudet, näkee kaikki laskut

Kenttiin annetut asetukset määrittelevät roolin oikeudet.

SS – 09 – Pelkkä selaus, ei mitään muutosoikeutta

Kenttiin annetut asetukset määrittelevät roolin oikeudet.

SS – 10 – Pääkäyttäjä

Kenttiin annetut asetukset määrittelevät roolin oikeudet. 

Tiliöintioikeus

Käyttäjällä on oikeus muuttaa tiliöintejä, jos hänen käyttäjäroolilleen on merkitty Laskun kirjausnäytön muokkausoikeus. Laskun kirjausnäytön muokkausoikeus on vakiorooleilla SS-04, SS-05, SS-06 ja SS-10.

Tiliöintien muutosoikeutta voidaan tarkentaa määrittelemällä käyttäjälle käyttäjäroolin lisäksi käyttäjän tiliöintioikeus.

Käyttäjälle määritelty tiliöintioikeus koskee kaikkia yrityksiä, joihin käyttäjällä on OSTOLASKU-sovelluksen käyttöoikeus.  Jos käyttäjän käyttöoikeus jossain yrityksessä ei salli tiliöintien muuttamista, on tiliöintioikeuden tarkennus merkityksetön.

Käyttäjille voidaan määritellä tiliöintioikeuden tasoksi joku seuraavista

• 0 – Muutos Alv-säännön rajoissa, kun alv ei vielä kirjattu
  • Oletusarvo uudelle käyttäjälle
  • Käyttäjä voi muuttaa tiliöintejä vain samanlaisen alv-säännön sisällä, jos tapahtuman alv-kirjausta ei vielä ole tehty.

• 1 – Muutos Alv-säännön rajoissa, vaikka alv jo kirjattu
  • Oletusarvo käyttäjille, jotka on perustettu ennen käyttäjän tiliöintioikeuden tarkennusta Tikon versiossa 7.7.3. Vastaa tiliöintien muutosoikeutta 7.7.3 edeltäneissä versioissa
  • Käyttäjä voi muuttaa tiliöintejä vain samanlaisen alv-säännön sisällä riippumatta siitä, onko tapahtuman lopullinen alv-kirjaus jo tehty kirjanpidossa

• 2 - Laaja tiliöintioikeus, kun alv ei vielä kirjattu
  • Sallii tiliöintien muokkauksen myös silloin, kun tiliöinnin alkuperäinen tili/kustannuspaikka on kytketty erilaiseen alv-sääntöön kuin uusi tili/kustannuspaikka. Tällaisen arvonlisäveroon vaikuttavan muutoksen tekeminen on tosin mahdollista vain siinä tilanteessa, että lopullisia alv-kirjauksia ei vielä ole tehty eli alv-kirjausajankohta on jokin muu kuin ”Kirjausvaiheessa vienneittäin”.

Jos käyttäjien tiliöintioikeutena käytetään arvoa 2 - Laaja tiliöintioikeus, kun alv ei vielä kirjattu, voi käyttäjä muuttaa NetTikon OSTOLASKU -sovelluksen Tiliöinti-osiossa laskun tiliöintejä siten, että arvonlisävero muuttuu, tai lisätä uusia arvonlisäverollisia tiliöintirivejä.

Tällaisen muutoksen jälkeen koko tosite siirtyy kirjanpidon avoimelta kaudelta kirjanpidon noutotauluun.

NetTikon OSTOLASKU -sovelluksessa muokattujen tositteiden nouto takaisin kirjanpidon avoimelle kaudelle voidaan automatisoida tai tehdä käsin.

Jos nouto halutaan automatisoida, määritellään Tikon Kirjanpito-sovelluksen Siirtotiedostomääritykselle KP – 50 ”Automaattisiirto” päälle, mikä vaikuttaa siihen, että noutotauluun siirtyneet tositteet muutettuine tiliöinteineen palaavat automaattisesti takaisin kirjanpidon avoimelle kaudelle, kun yritys kirjanpidossa avataan.

Jos noutoa ei haluta automatisoida, ei lisämäärityksiä tarvitse käyttöönotossa tehdä, vaan muokattujen tositteiden nouto takaisin kirjanpidon avoimelle kaudelle suoritetaan Tikon Kirjanpito -sovelluksen toiminnolla ”Kausi - Tapahtumien nouto”, josta valitaan ”NetTikon OSTOLASKU muokatut tositteet kirjanpitoon”. Muokattujen tositteiden nouto voidaan tehdä ”Kausi - Tapahtumien nouto” -toiminnossa myös seuraavien valintojen yhteydessä: ”Tikon Windows kp:n ascii tiedostosta”, ”Myyntilaskujen xml-tiedostoista (ei resk)” ja ”Ostolaskujen xml-tiedostoista (ei resk)”.

Käyttäjät

Uusien käyttäjien perustaminen ja olemassa olevien käyttäjien tietojen muokkaus tehdään Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset – Käyttäjät.

Perustiedot välilehdellä OSTOLASKU-sovelluksen kannalta tärkeitä tietoja ovat:

Käyttäjätunnus
Käyttäjän tunnus, vähintään 4, enintään 8 merkkiä pitkä.

Nimi
Käyttäjän nimi

Salasana
Salasana jota käytetään sovellukseen kirjautumisessa.

Käyttökieli
Kielivalinta määrittelee sovelluksen lähettämien sähköpostien kielen.

Sähköposti
Sähköpostiosoite johon sovellus lähettää viestin käsiteltävistä laskuista. Mikäli käyttäjä ei halua saada sähköpostia, jätetään tämä kenttä tyhjäksi.

Etäkäyttö
Merkitään, mikäli käyttäjä on etäkäyttäjä.

NetTikon OSTOLASKU
Web-sovellusten oikeudet-välilehdellä määritellään käyttäjän rooli OSTOLASKU-sovellukseen kohdassa NetTikon OSTOLASKU.

Tällä välilehdellä määritelty rooli on käytössä jokaisella yrityksellä, jossa on OSTOLASKU-sovellus otettu käyttöön, mikäli käyttäjällä ei ole yhtään yrityskohtaista käyttöoikeustietoa.

Tiliöintioikeus
Käyttäjän tiliöintien muutosoikeuden tasoa voidaan tarkentaa kohdassa Tiliöintioikeus.

Tiliöintioikeuden taso on käyttäjäkohtainen ja se on voimassa kaikissa yrityksissä, joihin käyttäjällä on käyttöoikeus.

Jos käyttäjällä on jossain yrityksessä rooli, jolla ei ole tiliöintien muutosoikeutta, on tiliöintien muutosta tarkentava Tiliöintioikeus merkityksetön. 

Yrityskohtaiset oikeudet välilehdelle saadaan näkyviin kaikki ne yritykset joissa on käytössä OSTOLASKU-sovellus.

Sovellusalue
Valintalistasta valitaan SS – NetTikon OSTOLASKU, jolloin yrityslistaus päivittyy, ja näkyviin tulevat ne yritykset joilla on OSTOLASKU-sovellus käytössä.

Mikäli käyttäjälle halutaan rajata ostolaskujen käsittelyn oikeudet koskemaan vain tiettyjä yrityksiä, painetaan Muuta –painiketta, jolloin avautuvaan ikkunaan annetaan määritykset.

Kaikki yritykset
Asetus annetaan, mikäli käyttäjälle halutaan antaa oikeudet kaikkiin yrityksiin joissa on käytössä OSTOLASKU-sovellus.

Yrityksestä - Yritykseen       
Yritys mistä lähtien oikeudet annetaan voimaan. Yritys mihin asti oikeudet ovat voimassa.

Rooli
Valitaan rooli joka on voimassa määritellylle yritysvälille.

Lukkiutunut käyttäjätunnus

Käyttäjän käyttäjätunnus lukkiutuu, jos salasana on syötetty väärin viisi kertaa peräkkäin. Tällöin käyttäjä saa viestin tunnuksen sulkemisesta ja kehotuksen olla yhteydessä järjestelmän ylläpitäjään käyttäjätunnuksen vapauttamiseksi.

Käyttäjälle päivittyy asetus Ei käytössä –kenttään, jolloin pääkäyttäjän tai riittävillä oikeuksilla varustetun Tikon käyttäjän tulee asetus poistaa, jotta kirjautuminen OSTOLASKU-sovellukseen on mahdollista.

Kierrätysasetukset

Laskun kierron asetukset määritellään Ylläpito, NetTikon – OSTOLASKU – Yrityksen kierrätysasetukset.

Yrityksen numero
Valitaan valintalistasta yrityksen numero jolle kierrätysasetukset määritellään.

Roolien henkilöt

Oletustarkastaja 1, 2
Laitetaan asetus kentän nimen edessä olevaan kenttään, jolloin kenttä, johon tarkastaja valitaan aktivoituu. Valintalistasta valitaan laskujen oletustarkastaja. Laskun tarkastajia voi olla kaksi (2).

Oletushyväksyjä 1
Valitaan kenttään laskun hyväksyjä. Tieto on pakollinen. Laskulla on oltava vähintään yksi hyväksyjä.

Oletushyväksyjä 2
Laitetaan asetus kentän nimen edessä olevaan kenttään, jolloin kenttä, johon toinen hyväksyjä valitaan aktivoituu. Valintalistasta valitaan laskujen toinen hyväksyjä.

Maksatuksen hyväksyjä
Laitetaan asetus kentän nimen edessä olevaan kenttään, jolloin kenttä, johon maksatuksen hyväksyjä valitaan aktivoituu. Valintalistasta valitaan maksatuksen hyväksyjä.

Tilitoimisto

Tilitoimiston yhteyshenkilö
Tarvittaessa valintalistasta valitaan yhteyshenkilö.

Sähköpostiasetukset

Sähköpostin aikaväli kierrätyksessä
Kenttään syötetään haluttu sähköpostin aikaväli kierrätyksessä. Aika annetaan 3 minuutin kerrannaisina.

• 1 = 3 min
• 2 = 6 min
• jne.

Sähköpostin aikaväli maksatuksessa
Kun Maksatus käytössä on valittuna NetTikon – Sovellusten käyttöönotto taulussa yrityksen, annetaan kenttään sähköpostin aikaväli maksatuksessa. Aika annetaan 3 minuutin kerrannaisina samoin kuin edellä.

Yleiset parametrit

NetTikon OSTOLASKU-sovelluksen lähettämiin sähköpostiviesteihin on lisätty linkki, jota seuraamalla laskun käsittelijä pääsee suoraan NetTikon-sovellusten sisäänkirjautumissivulle.

Linkki lisätään Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset – Yleiset parametrit. Tuplaklikataan riviä NetTikon sovellusten web-osoite, jolloin avautuu ikkuna johon polku määritellään.

Arvo
Kenttään syötetään web-osoite joka on mukana sähköpostiviestissä.

Web-osoite välittyy sähköpostiviestiin.

Sähköpostiviestit

Sähköpostipalvelin

Sähköpostiasetukset määritellään, että sovellus pystyy lähettämään yrityksen kierrätysasetuksiin määritellyille henkilöille sähköpostia toimenpiteitä vaativista laskuista.

Asetukset määritellään Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset – Sähköpostipalvelimen tiedot –toiminnolla.

Sähköpostipalvelin
Sähköpostipalvelimen nimi

Lähettäjän sähköpostiosoite
Sähköpostiosoite, josta OSTOLASKU-sovelluksen lähettämät sähköpostit lähtevät.

Lähettäjän nimi
Lähettäjän nimi, joka näkyy lähettäjänä sovelluksen lähettämissä sähköposteissa.

Käyttäjätunnus
Lähettäjän sähköpostiosoite –kenttään syötetyn sähköpostitilin käyttäjätunnus.

Salasana
Lähettäjän sähköpostiosoite –kenttään syötetyn sähköpostitilin salasana.

Tikon Pilvipalvelussa käyttäjätunnus- ja salasana-kenttiin annetaan x. 

Sähköpostin lähetys edellyttää, että Tikon Worker-palvelun käyttämästä palvelimesta on suora yhteys sähköpostipalvelimeen TCP/IP portin 25 kautta.  Tämä on huomioitava esim. mahdollisessa palomuurikäytössä.

Sähköpostiasetusten jälkeen käynnistetään sähköpostin lähettäjä-palvelu Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset – Sähköpostilähetyksen aktivointi.

Painetaan Luo ja käynnistä sähköpostilähetys –painiketta.

Sähköpostilähetyksen pysäyttäminen tapahtuu joko palaamalla Sähköpostilähetyksen aktivointi-näytölle ja painamalla Pysäytä sähköpostilähetys –painiketta tai eräajoista. 

Eräajot – sähköpostin lähettäjä

Kun käyttäjä luo ja käynnistää sähköpostilähetyksen palvelun Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset – Sähköpostilähetyksen aktivointi, eräajot näkymään muodostuu toiminnolle oma rivinsä.

Ylläpito, Asetukset – Eräajotiedot – Eräajot, muodostuu uusi rivi tyyppiä 4 – Sähköpostin lähettäjä. Tämä eräajo käy määritellyin välein tietokannasta tutkimassa, onko järjestelmään saapunut uusia laskuja käsiteltäväksi, tai onko jo järjestelmässä olevien laskujen tila muuttunut.

Näiden em. mainittujen tietojen perusteella Sähköpostin lähettäjä välittää ilmoituksia käsittelyä vaativista laskuista käsittelyprosessin eri osapuolille.

Taulukkonäkymästä voidaan nopeasti selailla Sähköpostin lähettäjän tilaa, ajotietoja, ajon tulosta yms. Käyttäjä voi myös pysäyttää, käynnistää tai suorittaa heti sähköpostin lähettäjän käyttämällä työkalurivin painikkeita.

Avattaessa eräajon 4 – Sähköpostin lähettäjä ylläpito-näytölle, avautuu Perustiedot-välilehdellä eräajoon liittyviä tietoja. Näitä tietoja ei ole syytä muuttaa, koska yrityksen kierrätysasetuksissa annettu arvo kenttään Sähköpostin aikaväli kierrätyksessä on aina 10 minuutin kerrannaisina. Tätä arvoa ei voida lyhentää käyttämällä lyhyempää aikaväliä kohdassa Päivittäinen toistuminen. 

Kun sähköpostin lähettäjä on luotu ja käynnistetty, koskee tämä automaattisesti kaikkia yrityksiä.

Lokitiedot-välilehdelle kertyy tietoa mahdollisista ajon aikaisista virheistä. 

Ostolaskujen sähköpostiviestit

Valikossa Ylläpito, NetTikon – OSTOLASKU – Ostolaskun sähköpostiviestit on näkyvissä tarkasteluhetkellä lähetysjonossa olevat sähköpostiviestit. 

Verkkolaskujen siirto OSTOLASKU-sovellukseen

Tikon kirjanpidossa luetaan järjestelmään verkkolaskuja massa-tai yksittäiskäsittelyn kautta, tai käsin syöttämällä. Jos yrityksellä on OSTOLASKU-sovellus käytössä, niin yrityksen kierrätysasetuksissa määritelty ensimmäinen laskun käsittelijä saa sähköpostiviestin käsittelyä vaativasta laskusta, ja käyttäjän kirjautuessa sovellukseen lasku(t) on käsiteltävissä määritellyn käsittelyprosessin mukaisesti.

Tikon Pankkipalvelut

Tikon Pankkipalvelujen hyödyntäminen ostolaskujen käsittelyn puolella vaatii Tikonin ylläpidon asetuksiin määrityksiä.

Yrityksen pankkitilit

Yrityksen pankkitilillä tulee olla asetus Maksatus –kentässä, sekä Maksaja, reskontra pankin antama maksajan tunnus.

Ylläpidossa Ylläpito, NetTikon – Sovellusten käyttöönotto taulussa tulee olla valittuna Maksatus käytössä ja Maksutyyli.

Käytettäessä Tikon Pankkipalvelua maksatuksessa Maksatustyyliksi valitaan joko 1 tai 2 –vaihtoehto.

• 1 – Sepa-tiedosto Tikon pankkipalveluun (Sepa-tiedosto Tikon pankkipalveluun)
• 2 – Sepa tiedosto työasemaan tai Tikon pankkipalveluun (Sepa-tiedosto työasemaan tai Tikon pankkipalveluun)

Yritysten siirto Tikon Pankkipalveluun

Yritykset ja pankkitilit siirretään Tikon Pankkipalveluun toiminnolla Aputoiminnot – Pankkipalvelun perustietojen siirto.

Kielivalinnalla valitaan seuraavien ikkunoiden/valikoiden kieli.

Kirjaudutaan ohjelmaan tiko-käyttäjätunnuksella.

Tikon yritykset
Valitaan yritykset jotka halutaan siirtää.

Valitut yritykset
Painamalla > tai >> -näppäintä valitut tai kaikki yritykset siirtyvät Valitut yritykset –ikkunaan.

Siirto tehdään painamalla Siirrä –painiketta.

Tikon Pankkipalvelun maksujen tilojen nouto

Tikon Pankkipalvelun maksujen tilojen noutoajo luodaan Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset – Maksujen tilan päivitys pankkipalvelusta.

Luo ja käynnistä ajo –painikkeella luodaan sekä käynnistetään maksujen tilan päivitys pankkipalvelusta Tikoniin.

Käynnistetyn ajon tiedot näkyvät Ylläpito, Asetukset – Eräajotiedot – Eräajot, Tyypillä Maksujen tilan päivitys pankkipalvelut –ohjelmasta.