KULU ja MATKA -sovelluksen käyttöönoton vaiheet poikkeavat muutamissa kohdissa sen mukaan, käytetäänkö matkan verovapaiden korvausten päättelyyn tulkintasääntöjä vai ohjaako laskun tallentaja aina itse päivärahalajit matkapäiville.
Päivärahatulkinnan voi ottaa käyttöön myöhemminkin. Samoin yrityksessä, jossa on otettu päivärahatulkinta käyttöön, voidaan tallentaa matkalaskuja myös ilman tulkintaa.
Jos Tikon Palkanlaskennasta ei lähetetä palkkatietoilmoituksia, kannattaa varmenteen haussa sekä tulonsaajan ja maksajan perustietojen täydennyksessä käyttää apuna asiakassivujen Tulorekisteriohjeitusta tai Tikon Palkanlaskennan tulorekisteri-ilmoittamisen ohjetta Finago_Tikon_Tulorekisteriohje.pdf.
- NetTikon KULU JA MATKA käyttöön yritykselle
Yritys suljettuna, Ylläpito, NetTikon – Sovellusten käyttöönotto, laittamalla tieto kenttään KULU JA MATKA käytössä.
- NetTikon KULU JA MATKA Maksatus käyttöön yritykselle
Yritys suljettuna, Ylläpito, NetTikon – Sovellusten käyttöönotto, laittamalla tieto kenttiin NetTikon KULU JA MATKA
- NetTikon KULU JA MATKA Tulorekisteri-ilmoittaminen käyttöön
Yritys suljettuna, Ylläpito, NetTikon – Sovellusten käyttöönotto, määritellään maksupäivä, jonka jälkeen (tai jona päivänä) maksetut laskut ilmoitetaan NetTikon KULU JA MATKA –sovelluksella tulorekisteriin.
- Käyttäjät
Perustetaan käyttäjätunnukset, tai lisätään olemassa oleviin tunnuksiin oikeudet NetTikon KULU JA MATKA sovellukseen valikossa Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset – Käyttäjät).
Huomioi mahdolliset yrityskohtaiset oikeudet. Huomioi myös, että sovelluksen käyttäjät on jaettu normaalikäyttäjiin sekä mahdollisiin etäkäyttäjiin. Mikäli etäkäyttäjää ei merkitä ”etäkäyttäjäksi” tulkitaan tämä normaalikäyttäjäksi ja täten varaa yhden käyttäjän normaalikäyttäjämäärästä. Tämä tulee ottaa huomioon käyttäjäoikeuksien ylläpidossa sekä lisenssin käyttäjämäärien suunnittelussa
- Aseta sähköpostipalvelimen tiedot
Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset – Sähköpostipalvelimen tiedot. Tämä vaihe tarpeeton mikäli em. tiedot on syötetty aikaisemmin.
- NetTikon-sovellusten Web-osoite
Syötä Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset – Yleiset parametrit valikossa NetTikon sovellusten Web-osoite. Tämä vaihe tarpeeton mikäli em. tiedot on syötetty aikaisemmin.
- Tositelaji
Kirjanpito – Tositelajit perustetaan tositelaji NetTikon KULU JA MATKA laskuille.
- Parametrit
Ylläpito, NetTikon – KULU JA MATKA – Parametrit määritellään sovelluksen yrityskohtaiset asetukset.
- Kulu- ja Matkalajit
Ylläpito, NetTikon – KULU JA MATKA – Kulu- ja Matkalajit.
- Tulkintasäännöt
Ylläpito, NetTikon – KULU JA MATKA – Tulkintasäännöt.
11. Matkatyypit
Ylläpito, NetTikon – KULU JA MATKA – Matkatyypit.
- Henkilöt
Ylläpito, NetTikon – KULU JA MATKA – Henkilöt perustetaan henkilöt jotka saavat syöttää ja käsitellä kulu- ja matkalaskuja.
- Siirtotiedostomääritykset
Määritellään hakemisto siirtotiedostomääritykselle YH220 KULU JA MATKA liitteet, johon käyttäjän tekemä lasku sekä sen liitteet tallentuvat ennen arkistointia. Arkistointihakemisto tulee myös olla määriteltynä siirtotiedostomääritykselle KP13 Arkisto.
Tietoturva-asetukset
Sovelluksen tietoturvan tehostamiseksi on mahdollista rajoittaa käyttäjäkohtaisesti kirjautumista NetTikon-sovelluksiin IP-osoitteiden mukaan sekä asettaa yleinen aikakatkaisu kaikille NetTikon-sovelluksille.
Sovelluksen aikakatkaisu
Sovelluksen aikakatkaisu pakottaa käyttäjän kirjautumaan uudelleen sovellukseen, mikäli sitä ei ole käytetty määritellyn aikakatkaisuarvon aikana.
Aikakatkaisun arvo määritellään Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset – Yleiset parametrit –valikossa.
Arvo –kenttään syötetään aika minuutteina, jonka jälkeen sovellus sulkeutuu automaattisesti, mikäli sitä ei ole käytetty. Oletusarvona on 30 minuuttia.
Sallitut IP-osoitteet
Kirjautumista NetTikon sovelluksiin voidaan rajoittaa määrittelemälle käyttäjälle IP-osoite josta hän saa kirjautua. Sallittu IP-osoite määritellään Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset – Käyttäjän sallitut IP-osoitteet.
Tunnus: Täydentyy automaattisesti, ei voi muuttaa.
Käyttäjätunnus: Valintalistasta valitaan käyttäjätunnus, jolle määritellään sallittu IP-osoite.
IP-osoite: Syötetään IP-osoite josta kirjautuminen NetTikoniin on sallittu.
Yleiset parametrit
NetTikon KULU JA MATKA sovelluksen lähettämiin sähköpostiviesteihin on lisätty linkki, jota hiirellä klikkaamalla pääsee NetTikon sovellusten kirjautumissivulle.
Linkki lisätään Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset – Yleiset parametrit, avataan NetTikon sovellusten web-osoite rivi.
Kenttään syötetään web-osoite, joka täydentyy lähtevään sähköpostiviestiin.
Sähköpostiasetukset
Sähköpostiasetukset määritellään siksi että NetTikon-sovellukset pystyvät lähettämään sähköpostia toimenpiteitä vaativista tapahtumista.
Asetukset määritellään Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset – Sähköpostipalvelimen tiedot -toiminnolla.
Sähköpostipalvelin
Syötetään sähköpostipalvelimen nimi
Lähettäjän sähköpostiosoite
Syötetään sähköpostiosoite, josta NetTikon-sovelluksien lähettämät sähköpostit lähtevät.
Lähettäjän nimi
Syötetään nimi, joka näkyy lähettäjänä sovelluksen lähettämissä sähköposteissa.
Käyttäjätunnus
Syötetään Lähettäjän sähköpostiosoite –kenttään syötetyn sähköpostitilin käyttäjätunnus.
Salasana
Syötetään Lähettäjän sähköpostiosoite –kenttään syötetyn sähköpostitilin salasana.
Käyttäjäroolit ja käyttäjät
NetTikon käyttäjät määritellään Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset – Käyttäjät, tai Ylläpito, Asetukset – Järjestelmäasetukset – Käyttäjät.
Käyttäjäroolit
Käyttäjärooli määrittelee mihin toimintoihin käyttäjällä on oikeus.
Tikon-ohjelman mukana toimitettavia rooleja voi tarkastella ja luoda uusia toiminnossa Ylläpito, Asetukset – Järjestelmäasetukset – Käyttäjäroolit.
- KM – 00 – Ei oikeutta
Käyttäjällä ei ole lainkaan oikeuksia NetTikon KULU JA MATKA sovellukseen. - KM – 01 – Tapahtumien syöttäjä
Käyttäjällä on oikeudet syöttää uusia kulu- ja matkalaskuja sekä lisätä niille liitteitä. Käyttäjä voi esikatsella ja muokata sekä tulostaa omia tekemiään laskuja, ja laittaa ne hyväksyttäväksi. - KM – 03 – Tapahtumien hyväksyjä
Käyttäjällä on oikeudet syöttää uusia kulu- ja matkalaskuja sekä lisätä niille liitteitä. Käyttäjä voi muokata omia tekemiään laskuja, sekä laittaa ne hyväksyttäväksi. Käyttäjä voi esikatsella, tulostaa ja hyväksyä omiaan, sekä hänelle hyväksyttäväksi lähetettyjä laskuja. Käyttäjä voi myös palauttaa hyväksynnässä olevan laskun tekijälle korjattavaksi.
Hyväksyjäoikeudet tulee myös antaa Tikon Ylläpidon KULU JA MATKA Henkilöt –tauluun. Käyttäjä voi myös hyväksyä omia matkalaskujaan, mikäli Henkilöt taulussa on määritelty. Käyttäjä voi myös toimia Maksatukseen hyväksyjänä, mikäli Henkilöt taulussa on määritelty. - KM – 06 – Ilmoittaja
Tapahtuman syöttäjän rooli, jolla on lisäksi oikeus palkkatietoilmoitusten ja aineistojen luontiin ja käsittelyyn. Käyttäjä voi myös tulostaa Vuosi-ilmoituksen ja Tulorekisteriyhteenvedon. - KM – 07 – Maksaja ja Ilmoittaja
Maksajan rooli, jolla on lisäksi oikeus palkkatietoilmoitusten ja aineistojen luontiin ja käsittelyyn. Käyttäjä voi myös tulostaa Vuosi-ilmoituksen ja Tulorekisteriyhteenvedon.
- KM – 08 – Maksaja
Käyttäjällä on oikeudet syöttää uusia kulu- ja matkalaskuja sekä lisätä niille liitteitä, esikatsella ja muokata ja tulostaa omia tekemiään laskuja sekä laittaa hyväksyttäväksi. Käyttäjä voi tulostaa maksuluettelon, tai mikäli maksatuksen hyväksyntä ja maksatus ovat käytössä, käyttäjä voi tehdä maksatuksen hyväksynnän (mikäli Henkilöt taulussa on määritelty) sekä muodostaa maksuaineistot.
Käyttäjä voi myös tulostaa Vuosi-ilmoituksen ja Tulorekisteriyhteenvedon. - KM– 09 – Kaikki oikeudet
Käyttäjällä on oikeudet syöttää uusia kulu- ja matkalaskuja sekä lisätä niille liitteitä. Käyttäjä voi muokata omia tekemiään laskuja, sekä laittaa ne hyväksyttäväksi. Käyttäjä voi esikatsella ja tulostaa kaikkien yrityksen KULU JA MATKA henkilöiden laskuja.
Käyttäjä voi esikatsella, tulostaa ja hyväksyä omiaan, sekä hänelle hyväksyttäväksi lähetettyjä laskuja. Käyttäjä voi myös palauttaa hyväksynnässä olevan laskun tekijälle korjattavaksi. Hyväksyjäoikeudet tulee myös antaa Tikon Ylläpidon KULU JA MATKA Henkilöt –tauluun. Käyttäjä voi myös hyväksyä omia matkalaskujaan, mikäli Henkilöt taulussa on määritelty. Käyttäjä voi tulostaa maksuluettelon, tai mikäli maksatuksen hyväksyntä ja maksatus ovat käytössä, käyttäjä voi tehdä maksatuksen hyväksynnän (mikäli Henkilöt taulussa on määritelty) sekä muodostaa maksuaineistot.
Käyttäjä voi luoda ja käsitellä palkkatietoilmoituksia sekä tulostaa Vuosi-ilmoituksen yhteenvetoraportin ja Tulorekisteriyhteenvetoraportit - KM – 10 – Pääkäyttäjä
Käyttäjällä on kaikki oikeudet sovellukseen. Pääkäyttäjän hyväksymisoikeudet määritellään Tikon Ylläpidon KULU JA MATKA Henkilöt –taulussa. Käyttäjä voi myös hyväksyä omia matkalaskujaan, mikäli Henkilöiden ylläpito taulussa on näin määritelty.
Käyttäjä voi luoda ja käsitellä palkkatietoilmoituksia sekä tulostaa Vuosi-ilmoituksen yhteenvetoraportin ja Tulorekisteriyhteenvetoraportit.
Käyttäjät
Uusi NetTikon KULU JA MATKA käyttäjä perustetaan, tai jo olemassa olevan käyttäjälle NetTikon KULU JA MATKA oikeuksien lisääminen tehdään Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset – Käyttäjät. Perustiedot välilehdellä NetTikon KULU JA MATKA sovelluksen kannalta tärkeitä tietoja ovat:
Käyttäjätunnus
Käyttäjän tunnus jolla kirjaudutaan NetTikoniin, vähintään 4 ja enintään 8 merkkiä pitkä.
Nimi
Käyttäjän nimi joka näkyy NetTikon Etusivulla.
Salasana
Käyttäjän salasana, jolla kirjaudutaan NetTikoniin. Käyttäjä voi NetTikon Etusivulla vaihtaa salasanan.
Käyttökieli
Kielivalinta määrittelee NetTikon KULU JA MATKA lähettämien sähköpostien kielen.
Etäkäyttö
Merkitään, mikäli perustettava käyttäjä on etäkäyttäjä.
Web-sovellusten oikeudet –välilehdellä määritellään mihin NetTikon sovellukseen käyttäjälle annetaan oikeus, ja mikä on käyttäjän rooli.
Yrityskohtaiset oikeudet –välilehdellä määritellään mihin NetTikon yrityksiin käyttäjälle annetaan oikeus.
Sovellusalueeksi valitaan KM – NetTikon KULU JA MATKA, jolloin näkyviin tulevat ne yritykset joissa on otettu käyttöön NetTikon KULU JA MATKA.
Käyttäjälle annetaan yrityskohtaiset oikeudet painamalla Muuta –painiketta.
Kaikki yritykset
Kenttään laitetaan tieto, mikäli halutaan antaa oikeudet kaikkiin yrityksiin, joissa on NetTikon KULU JA MATKA käytössä.
Yrityksestä / Yritykseen
Kenttiin annetaan yritysväli (mistä – mihin) niistä yrityksistä joihin annetaan oikeus.
Rooli
Valitaan käyttöoikeusrooli yritysväliin valituille yrityksille. Ohjelma ehdottaa roolia joka on annettu Web-sovellusten oikeudet –välilehdellä.
Lukkiutunut käyttäjätunnus
NetTikon käyttäjätunnus lukkiutuu, jos salasana on syötetty väärin viisi (5) kertaa peräkkäin. Tällöin käyttäjä saa viestin tunnuksen sulkeutumisesta ja kehotuksen olla yhteydessä järjestelmän ylläpitäjään.
Käyttäjälle päivittyy asetus Ei käytössä –kenttään, jolloin pääkäyttäjän tai riittävillä oikeuksilla varustetun Tikon käyttäjän tulee asetus poistaa, jotta kirjautuminen NetTikon-sovelluksiin on mahdollista.
Siirtotiedostomääritykset
Siirtotiedostomääritykselle YH220 KULU JA MATKA liitteet, määritellään hakemisto johon käyttäjän tekemä lasku ja laskun liitteet tallentuvat ennen arkistointia. Kun hyväksyjä hyväksyy kulu- tai matkalaskun, sekä laskun kuva, että laskun liitteet siirtyvät Tikon arkiston hakemistoon joka on määritelty siirtotiedostomäärittelyllä KP13 Arkiston aineisto.
Sovelluksen käyttöönotto
NetTikon KULU JA MATKA voidaan ottaa käyttöön minkä tahansa Tikon-sovelluksen ylläpidosta. Yritys suljettuna, Ylläpito - NetTikon – Sovellusten käyttöönotto.
Käyttöönoton asetukset
KULU JA MATKA käytössä
Kentässä oleva valinta ottaa käyttöön KULU JA MATKA sovelluksen.
Maksatus käytössä
Kentässä oleva valinta ottaa käyttöön KULU JA MATKA maksatuksen. Mikäli kenttä on tyhjä, NetTikon KULU JA MATKA sovelluksessa on mahdollisuus tulostaa maksulista.
Maksatustyyli
Valitaan mihin maksuaineisto muodostetaan.
- 0 – SEPA-tiedosto työasemaan
- 1 – SEPA-tiedosto Tikon pankkipalveluun
- 2 – SEPA-tiedosto työasemaan tai Tikon pankkipalveluun
Maksatukseen hyväksyntä
Kentässä oleva valinta ottaa yritykselle käyttöön laskujen hyväksymisen maksatukseen. Maksatus voi olla käytössä ilman että maksatuksen hyväksyntää on otettu käyttöön.
Maksatukseen hyväksyjä
Oletushyväksyjä, jota tarjotaan laskujen hyväksynnässä, kun ne siirretään maksatuksen hyväksyntään. Hyväksyjä voidaan NetTikon KULU JA MATKA sovelluksessa vaihtaa. Tieto ei ole pakollinen, tällöin maksatukseen hyväksyjä on valittava valintalistasta laskun hyväksynnän yhteydessä. Oletushyväksyjä voidaan valita niistä henkilöistä, jotka on yritykselle määritelty maksatuksen hyväksyjiksi (Yritys avoimena, Ylläpito, NetTikon – KULU JA MATKA – Henkilöt, valinta kentässä Maksatukseen hyväksyjä).
Tulorekisterin aloituspäivä
Määritellään maksupäivä, jonka jälkeen (tai jona päivänä) maksetut laskut ilmoitetaan NetTikon KULU JA MATKA –sovelluksella tulorekisteriin.
Tositelaji
Perustetaan tositelaji, jolle KULU JA MATKA sovelluksessa tehdyt kulu- ja matkalaskut kirjataan. Yritys avoimena, Kirjanpito – Tositelajit.
Annetaan tositelajin numero ja nimi sekä suurin tositenumero, josta sovellus ottaa seuraavan vapaan numeron tositteen numeroksi.
Pankkitili
Mikäli NetTikon KULU JA MATKA sovelluksessa otetaan maksatus käyttöön, täydennetään yrityksen pankkitilitietoihin maksatuksen vaatimat asiat. Yritys suljettuna, Asetukset – Yritysasetukset – Yritysten pankkitilit.
KULU JA MATKA (KM)
Kenttään laitetaan tieto, mikäli pankkitililtä maksetaan kulu- ja matkalaskuja.
Kp-tili (KM)
Pankkitilin kirjanpidon tili KULU JA MATKA sovelluksen maksuille.
Tositelaji
Pankkitilin tositelaji KULU JA MATKA sovelluksen maksuille.
Maksajatunnus
Pankkitilin maksajatunnus, joka välitetään maksuaineiston mukana.
NetTikon KULU JA MATKA asetukset
Parametrit
Yritys avoimena, Ylläpito, NetTikon – KULU JA MATKA – Parametrit määritellään yrityskohtaiset asetukset.
Vastatili
Kirjanpidon vastatili jota sovellus käyttää, kun kulu- ja matkalaskujen viennit siirretään kirjanpitoon.
Ei sähköpostia hyväksynnästä
Kenttään laitetaan tieto, mikäli ei haluta, että sovellus lähettää sähköpostin hyväksyjälle, kun hänelle on siirretty lasku hyväksyttäväksi. Oletuksena on, että sähköposti lähetetään.
Ei sähköpostia palautuksesta
Kenttään laitetaan tieto, mikäli ei haluta, että sovellus lähettää sähköpostin laskun tekijälle, kun hyväksyjä on palauttanut sen korjauksia varten. Oletuksena on, että sähköposti lähetetään.
Ei sähköpostia kirjanpitoon siirrosta
Kenttään laitetaan tieto, mikäli ei haluta, että sovellus lähettää sähköpostin kirjanpitäjälle, kun matkalaskutapahtumia on kirjanpidon välitaulussa odottamassa siirtoa kirjanpitoon. Oletuksena on, että sähköposti lähetetään.
Kirjanpitäjän sähköpostiosoite
Sähköpostiosoite johon sovellus lähettää viestin, kun hyväksyjä on siirtänyt tapahtumia kirjanpidon välitauluun.
Kirjanpidon tositepäivä
Päivämäärä minkä perusteella muodostetaan tapahtuman päivämäärä kirjanpitoon.
- 0 – Hyväksymispäivä
Kulu- / Matkalaskun hyväksymispäivämäärä - 1 – Alkupäivä
Kululaskulle syötettyjen rivien vanhin päivämäärä. Matkalaskun matkan alkupäivämäärä. - 2 – Loppupäivä
Kululaskulle syötettyjen rivien viimeisin päivämäärä. Matkalaskun matkan loppupäivämäärä. - 3 – Luontipäivä
Kulu- tai matkalaskun ensimmäinen tallennuspäivä, eli luontipäivämäärä
Tositelaji
Tositelaji, jolle kulu- ja matkalaskutapahtumat kirjataan kirjanpitoon. Tieto on annettava, koska laskun hyväksymisessä ohjelma tarkistaa, että annettu tositelaji on perustettuna tositelajitauluun.
Laskentakohteet
Valitaan, otetaanko KULU JA MATKA-sovellukseen käyttöön yrityksen laskentakohteet vai ei.
Tulkintasääntöyrityksen tunnus
Kenttään kirjoitetaan yrityksen tunnus, jonka tulkintasääntöjä avoinna olevalla yrityksellä käytetään. Mikäli kentässä on arvo 0, tai avoinna olevan yrityksen tunnus, käytetään yrityksen omia tulkintasääntöjä.
Matkatyyppiyrityksen tunnus
Kenttään kirjoitetaan yrityksen tunnus, jonka matkatyyppejä avoinna olevalla yrityksellä käytetään. Mikäli kentässä on arvo 0, tai avoinna olevan yrityksen tunnus, käytetään yrityksen omia matkasääntöjä.
Säännön tunnus
Ei käytetä tulkintaa: 0
Käytetään tulkintaa:
- Sen säännön tunnus, jota käytetään oletuksena matkalaskurivien tulkinnassa.
- Säännön voi valita vasta, kun säännöt on yritykselle luotu tai kopioitu.
- Säännöt perustetaan toiminnolla NetTikon – Kulu ja Matka - Tulkintasäännöt
Kulu- ja Matkalajit
Kulu- ja Matkalajeja käytetään kululaskuilla. Kulu- ja Matkalajeihin merkitään myös matkalaskujen matkalajien tiedot, jos ei käytetä automaattista päivärahatulkintaa.
Lajeille määritellään tiedot kirjanpitoa sekä verottajan vuosi-ilmoitusta varten.
Kulu- ja matkalajit ovat yrityskohtaisia, ja ne perustetaan yritys avoimena, Ylläpito, NetTikon – KULU JA MATKA – Kulu- ja matkalajit.
Tunnus
Lajin tunnus, numeerinen, pakollinen. Sovellus ehdottaa seuraavaa vapaata numeroa, tieto voidaan muuttaa.
Nimi
Kulu- tai Matkalajin nimi, pakollinen. Enintään 40 merkkiä.
Ei käytössä
Tieto laitetaan, mikäli kulu- ja matkalaji poistuu käytöstä.
Kulu/Matkalaji
Perustettavan Kulu- tai Matkalajin tyyppi. Samalla tyypillä voi olla useita kulu- ja matkalajeja (tunnuksia). Tallennuksen jälkeen kentän tietoa ei voi vaihtaa. Tarkiste, että Vuosi-ilmoitus raha kenttään on valittu oikein (esim. tyyppi 6 – Kulu, ei voida valita raportoitavaksi vuosi-ilmoitukselle). Lisähenkilö (Kulu/Matkalaji 8 – Lisähenkilö) on pakollinen. NetTikon antaa ilmoituksen, mikäli ei ole perustettuna. Virheellisesti perustettu kulu tai matkalaji poistetaan, tai otetaan pois käytöstä, ja perustetaan uudelleen.
Jos käytetään matkalaskuilla päivärahatulkintaa, perustetaan lajeihin vain kululaskujen kululajit
- 0 – Päiväraha
- 1 – Osapäiväraha
- 2 – Ateriakorvaus
- 3 – Ulkomaan päiväraha
- 4 – Ulkomaan puolipäiväraha
- 6 – Kulu
- 7 – Kilometrikorvaus
- 8 – Lisähenkilö
- 9 – Lisäkorotus
- 10 - Matkaennakko
Lisäkorotus käytössä
Valitaan tyypille 7 – Kilometrikorvaus. Lisäkorotus on esim. Perävaunukorvaus. Lisäkorotuserille perustetaan omat kululajit, joiden typpi on 9 – lisäkorotus.
Yksikköhinta
Kulu- tai matkalajin Euromäärä. Ei ole käytössä tyypillä 6 – Kulu.
Tili
Kulu- tai matkalajin kirjanpidon tili jolle perustettu laji kirjataan. Vastatili määritellään Parametrit -taulussa. Ei ole käytössä Kulu- ja Matkalajeilla 8 – Lisähenkilö ja 9 – Lisäkorotus (käyttäjät tyypin 7 – Kilometrikorvaus tiliä).
Vuosi-ilmoitus kenttä
Kulu- tai matkalajille valittava tieto tulostettavaksi vuosi-ilmoitukselle. Ei ole käytössä Kulu/Matkalajeilla 6 – Kulu, 8 – Lisähenkilö ja 9 – Lisäkorotus (käyttävät tyypin 7 – Kilometrikorvaus vuosi-ilmoitus tietoa).
Uusi yksikköhinta
Kulu- tai matkalajin uusi arvo. Ei ole käytössä tyypillä 6 – Kulu.
Uuden yksikköhinnan pvm
Päivämäärä, mistä lähtien kulu- tai matkalajin uusi yksikköhinta on käytössä Ei ole käytössä tyypillä 6 – Kulu.
Muutos sallittu
Mikäli kentässä on tieto, sallitaan kulu- ja matkalaskun syöttäjän muuttaa yksikköhinta laskun syötössä. Kentän tiedolla ei ole vaikutusta tyypin 6 – Kulu syöttöön.
Tulolaji
Ilmoitustapa 2 mukainen tulolaji, jolla syötetyt tapahtumat ilmoitetaan tulorekisteriin. Täydennetään matkalajille, joilla syötetään tapahtumia, jotka tulee ilmoittaa Tulorekisteriin. Valintalistalla näytetään tulolajit, joille on laitettu ruksi Käytössä KULU JA MATKASSA
Päivärahalaji
Valitaan päivärahalajin tyyppi. Tieto annetaan vain matkalajille, jolla maksetaan päivärahoja.
Tulkintasäännöt
Jos halutaan käyttää automaattista tulkintaa työmatkasta saatavien verovapaiden päivärahojen, ateriakorvausten ja yömatkarahojen päättelyyn, on ainakin yksi tulkintasääntö perustettava.
Ohjelman tekemä tulkinta soveltuu kotimaanmatkasta saataville, Verohallinnon verovapaiden matkakustannusten korvausten mukaisille korvauksille. Ulkomaanmatkasta saatavia korvauksia tulkinnalla ei pysty hoitamaan. Ulkomaanmatkoilla käytetään matkalajeja kuten aiemminkin.
Tulkintasäännöille määritellään korvausten edellyttämät tuntirajavaatimukset ja hinnat kullekin korvaustyypille sekä tiedot kirjanpitoa ja Verohallinnon vuosi-ilmoitusta varten.
Tulkintasääntöjä voi olla useampia, jos ne vastaavat muodoltaan Verohallinnon verovapaita kotimaan matkakustannusten korvauksia.
Tulkintasäännöt perustetaan yritys avoimena valikkotoiminnolla Ylläpito, NetTikon – KULU ja MATKA – Tulkintasäännöt. Säännöt voi myös tarvittaessa kopioida (ellei käytetä yhteisiä sääntöjä) toiselta yritykseltä.
Yhteiset tulkintasäännöt
Yrityksen tulkintasääntöinä voidaan käyttää toiselle yritykselle perustettuja tulkintasääntöjä. Tällöin tulkintasääntöihin tulevia lisäyksiä ja muutoksia ei tarvitse ylläpitää kuin yhdessä paikassa. Tämä tieto kerrotaan valikkotoiminnolla Ylläpito, NetTikon – KULU ja MATKA – Parametrit ja siellä kohdassa Tulkintasääntöyrityksen tunnus.
Tulkintasääntöyrityksen tunnus -kohtaan kirjoitetaan sen yrityksen tunnus, jonka tulkintasääntöjä halutaan käyttää.
Sääntöjen kopiointi
Tulkintasäännöt voi kopioida sääntöjen ylläpitotoiminnolla toiselta yritykseltä, jolla KULU JA MATKA -sovellus on käytössä.
Tulkintasäännöt voi kopioida toiselta yritykseltä myös Kirjanpito -sovelluksen Kopioi taulu -toiminnolla. Kopioinnin Ohjelma/optioksi merkitään NetTikon ja valitaan ’Tulkintasäännöt’ sekä yritykset mistä mihin kopiointi tehdään.
Malliyrityksellä 7000 on valmiina Verohallinnon verovapaiden matkakustannusten korvausten mukaiset tulkintasäännöt, jotka voidaan kopioimalla ottaa yrityksen käyttöön.
Uuden säännön lisäys
Uudelle säännölle annetaan säännön perustiedot ja mahdollisesti säännön kuvaus. Perustietojen jälkeen syötetään sääntöriveinä eri korvaustyyppien tulkintatiedot.
Säännölle annetaan numeerinen tunnus ja nimi. Nimeä käytetään vain erottaman säännöt, jos käytössä useita sääntöjä.
Muutos sallittu
Tieto merkitään, jos tätä sääntöä käyttävillä henkilöillä on oikeus muuttaa korvausrivin hintatietoa.
Säännön kuvaus
Välilehdelle voi kirjoittaa vapaata tekstiä. Matkalaskun syöttäjä saa halutessaan matkalaskun tallentamisen ohjetekstin näkyviin laskuja syöttäessään.
Sääntörivit
Säännölle lisätään uusi sääntörivi kaikille tulkinnan tyypeille. Uusi sääntörivi lisätään lisäyspainikkeella. Rivit täytetään säännölle taulukkomaisesti yhteen näkymään.
Kun riville on valittu Tulkinnan tyyppi, rivin tiedoista avautuu syötettäväksi ne tiedot, jotka kyseisellä sääntötyypillä on määriteltävissä.
Päivämäärä
Kenttään annetaan päivämäärä, josta alkaen tulkintasääntö tulee voimaan.
Ohjelma hakee matkalaskun päättymishetkellä voimassaolevista säännöistä uusimman päivämäärän ja käyttää vain sillä päivämäärällä olevia sääntörivejä.
Esimerkiksi jos vain yhden säännön tiedot muuttuvat ja muutos astuu voimaan tiettynä päivänä, on kaikki tuona päivänä käyttöön tarkoitetut säännöt perustettava tälle samalle voimaantulopäivälle.
Pakollinen tieto.
Tulkinnan tyyppi
Tulkintasääntöihin lisätään oma rivi jokaiselle käytössä olevalle tulkinnan tyypille (kokopäiväraha, osapäiväraha, kokopäiväraha viimeisen matkavuorokauden osalta, osapäiväraha viimeisen matkavuorokauden osalta, ateriakorvaus, yömatkaraha).
Pakollinen tieto.
Tuntiraja 1
Kenttään annetaan tuntiraja, jonka täyttyessä käytetään kyseistä tulkintasäännön riviä.
Esim. Jos korvauksen saa tasan 10 tunnin matkasta, tuntirajaksi annetaan 10,00. Jos korvauksen saa yli 10 tunnin matkasta, tuntirajaksi annetaan 10,01.
Kenttä on käytössä, kun tulkinnan tyyppinä on 1- Kokopäiväraha, 2 – Osapäiväraha, 3 – Viim.vrk kokopv.raha , 4 – Viim.vrk osapv.raha.
Ateriat 1
Kenttään valitaan aterioiden lukumäärä, joka oikeuttaa Hinta 1 kentässä olevaan yksikköhintaan.
Kenttä on käytössä, kun tulkinnan tyyppinä on 1- Kokopäiväraha, 2 – Osapäiväraha, 3 – Viim.vrk kokopv.raha , 4 – Viim.vrk osapv.raha, 6 - Ateriakorvaus.
Ateriat 1 on pakollinen tieto, jos tulkinnan tyyppinä on 6 – Ateriakorvaus.
Hinta 1
Kenttään annetaan yksikköhinta, jota käytetään, jos Tuntiraja 1 ja Ateria 1 kenttien määritykset täyttyvät.
Nimi 1
Kenttään annetaan Hinta 1:n matkakorvauksen nimi. Pakollinen tieto.
Ateriat 2
Kenttään valitaan aterioiden lukumäärä, joka oikeuttaa Hinta 2 kentässä olevaan korvaukseen.
Kenttä on käytössä, kun tulkinnan tyyppinä on 1- Kokopäiväraha, 2 – Osapäiväraha, 3 – Viim.vrk kokopv.raha , 4 – Viim.vrk osapv.raha, 6 - Ateriakorvaus.
Hinta 2
Kenttään annetaan hinta, jota käytetään, jos Tuntiraja 1 ja Ateria 2 kenttien määritykset täyttyvät.
Kenttä on käytössä, kun tulkinnan tyyppinä on 1- Kokopäiväraha, 2 – Osapäiväraha, 3 – Viim.vrk kokopv.raha , 4 – Viim.vrk osapv.raha, 6 - Ateriakorvaus.
Nimi 2
Kenttään annetaan Hinta 2:n matkakorvauksen nimi.
Kenttä on käytössä, kun tulkinnan tyyppinä on 1- Kokopäiväraha, 2 – Osapäiväraha, 3 – Viim.vrk kokopv.raha , 4 – Viim.vrk osapv.raha, 6 - Ateriakorvaus.
Nimi 2 on pakollinen tieto, jos Ateriat 2 tai Hinta 2 kentät on täydennetty.
Tuntiraja
Kenttään annetaan yömatkarahan edellyttämä matkavuorokauden tuntimäärä, joka on oltava Mistä – Mihin kellonaikojen välisenä aikana.
Kenttä on käytössä vain tulkinnan tyypillä 5 – Yömatkaraha. Pakollinen tieto.
Mistä
Kenttään annetaan yömatkarahan edellyttämä kellonajan alkamisaika.
Kenttä on käytössä vain tulkinnan tyypillä 5 – Yömatkaraha. Pakollinen tieto.
Mihin
Kenttään annetaan yömatkarahan edellyttämä kellonajan päättymisaika.
Kenttä on käytössä vain tulkinnan tyypillä 5 – Yömatkaraha. Pakollinen tieto.
Vuosi-ilm.
Kenttään valitaan, miten matkakorvaus viedään Verohallinnon vuosi-ilmoitukselle. Pakollinen tieto.
Tulolaji
Ilmoitustapa 2 mukainen tulolaji, jolla tapahtumat ilmoitetaan tulorekisteriin.
Täydennetään tulkintasäännön riville, jotka tulee ilmoittaa Tulorekisteriin. Valintalistalla näytetään tulolajit, joille on laitettu ruksi Käytössä KULU JA MATKASSA.
Päivärahalaji
Valitaan päivärahalajin tyyppi. Tieto annetaan vain matkalajille, jolla maksetaan päivärahoja.
KP-tili
Kenttään annetaan matkakorvauksen kirjanpidon tilinumero. Pakollinen tieto.
Valmis sääntö ja sen rivit tallennetaan tallennus -painikkeella.
Säännön poisto
Säännön riveineen voi poistaa otsikon poisto -painikkeella. Yksittäisen sääntörivin voi poistaa riviosan poisto -painikkeella Sääntöä poistettaessa on huomioitava, että sääntö voi jo olla käytössä matkalaskuilla.
Säännön ylläpidon painikkeet
Säännön Kopiointi, Haku, tulostus, Tuo ja Vie -painikkeet koskevat säännön perustietoja, rivitietoja ei käsitellä näillä toiminnoilla.
Matkatyypit
Jos verovapaiden matkakorvausten tulkintaa ei käytetä, ei matkatyyppejä tarvitse perustaa.
Matkalaskun tallentaja valitsee matkalaskun syötössä laskulle Matkatyypin. Matkatyyppi kertoo matkalaskun tulkinnalle, tulkitaanko kotimaan matka päiväraha- vai ateriakorvaussäännöillä.
Matkalaskun matkatyyppi voi myös estää tulkinnan, jolloin matkan verovapaissa korvauksissa siirrytään matkalajien käyttöön.
Matkatyypit lisätään Ylläpito – NetTikon – KULU JA MATKA – Matkatyypit.
- 1 - Kotimaan matka
Verohallinnon verovapaiden matkakustannusten korvausten mukaisille kotimaan päivärahoille perustetaan matkatyyppi, jonka tyyppinä on 1 – Kotimaan matka. Matkalaskulla ohjelma hakee päivärahat ja yömatkarahat matkan keston perusteella Tulkintasääntö-taulun mukaisesti.
- 2 - Kotimaan ateriakorvaus
Verohallinnon verovapaiden matkakustannusten korvausten mukaisille kotimaan ateriakorvauksille perustetaan matkatyyppi, jonka tyyppinä on 2 – Kotimaan ateriakorvaus. Matkalaskulla ohjelma hakee ateriakorvaukset Tulkintasääntö-taulun mukaisesti.
- 0 - Ei tulkintaa
Muille kuin Verohallinnon verovapaiden matkakustannusten korvausten mukaisille kotimaan päivärahoille tai kotimaan ateriakorvauksille, perustetaan matkatyyppi, jonka tyyppinä on 0 – Ei tulkintaa. Matkalaskulla ohjelma ei hae päivärahoja tai ateriakorvauksia Tulkintasääntö-taulusta vaan käyttäjä valitsee itse käytettävän matkalajin. Matkalajit perustetaan toiminnolla NetTikon – KULU JA MATKA – Kulu- ja matkalajit.
Matkatyypit voi kopioida toiselta yritykseltä Kirjanpitosovelluksen Kopioi Taulu -toiminnolla.
Yhteiset matkatyypit
Yrityksen matkatyyppeinä voidaan käyttää toiselle yritykselle perustettuja matkatyyppejä. Tällöin matkatyyppeihin tulevia lisäyksiä ja muutoksia ei tarvitse ylläpitää kuin yhdessä paikassa. Tämä tieto kerrotaan valikkotoiminnolla Ylläpito, NetTikon – KULU ja MATKA – Parametrit ja siellä kohdassa Matkatyyppiyrityksen tunnus.
Matkatyyppiyrityksen tunnus -kohtaan kirjoitetaan sen yrityksen tunnus, jonka matkatyyppejä halutaan käyttää. Mikäli ko. kentässä on arvo 0 tai oman yrityksen tunnus, käytetään omalle yritykselle asetettuja matkatyyppejä.
Henkilöt
Kulu- ja matkalaskuja tekevät henkilöt perustetaan Henkilöt tauluun, Yritys avoimena, Ylläpito, NetTikon – KULUA JA MATKA – Henkilöt. Henkilöt taulu on yhteiskäytössä NetTikon AIKA ja NetTikon PALKKA -sovelluksien kanssa.
Henkilönumero
Aika- ja/tai Kulu- ja Matka- ja/tai Palkka henkilön numero. Täydentyy automaattisesti, voidaan muuttaa.
Nimi
Aika- ja/tai Kulu ja Matka- ja/tai Palkka henkilön nimi.
Henkilötunnus
Henkilön henkilötunnus. Tunnukseen syötetään myös välimerkki (+, -, A). Mikäli tunnuksen loppuosa ei ole tiedossa, syötetään 0000 = nainen, 9999 = mies.
Käyttäjätunnus
Valitaan valintalistasta henkilölle perustettu käyttäjätunnus.
Ei käytössä
Mikäli henkilö ei enää ole NetTikon KULU JA MATKA /NetTikon AIKA/NetTikon PALKKA käyttäjä, kenttään laitetaan tieto.
Tikon palkkojen nro
Mikäli Tikon Palkat on käytössä, ja vuosi-ilmoitus tehdään Tikon Palkoista, valitaan valintalistasta Tikon palkkojen työntekijän numero.
Laskentakohteet
Aktiivisena ovat ne laskentakohteet jotka on määritelty käyttöön NetTikon KULU JA MATKA Parametrit taulussa. Mikäli henkilölle valitaan laskentakohteet, ovat ne oletuksena kulu- ja matkalaskun syötössä.
NetTikon KULU JA MATKA
KULU ja MATKA henkilö
Valitaan mikäli henkilö on käytössä KULU ja MATKA sovelluksessa.
Rajoitetusti verovelvollinen
Valitaan, mikäli henkilö on rajoitetusti verovelvollinen.
Omien laskujen hyväksyntä
Valitaan, mikäli hyväksyjänä toimiva henkilö saa hyväksyä omat matkalaskunsa. Kenttä on valittavissa vain, mikäli henkilö on KULU JA MATKA hyväksyjä.
Laskujen hyväksyjä
Valitaan mikäli henkilö saa hyväksyä kulu- ja matkalaskuja.
Maksatukseen hyväksyjä
Valitaan mikäli yrityksellä on Maksatuksen hyväksyntä käytössä, ja henkilö saa hyväksyä kulu- ja matkalaskuja maksettavaksi.
Pankkitili
Henkilön oletuspankkitili jolle kulu- ja matkalaskut maksetaan. Tulostuu maksulistalle. Käyttäjä voi vaihtaa pankkitilin kulu- matkalaskun syötössä.
Bic-koodi
Pankkitilin BIC-koodi. Täydentyy automaattisesti pankkitilin syötön jälkeen, mikäli BIC-koodi on perustettuna Pankkiryhmät –tauluun.
Säännön tunnus
Jos käytetään matkalaskuilla päivärahatulkintaa, henkilölle voidaan antaa yrityksen oletussäännöstä poikkeava tulkintasääntö.
Alkusaldot
Täydennetään tarvittaessa Kulu- ja Matka -henkilön aiemmin ansaitut vuosi-ilmoitukseen vaikuttavat erät.
Kulu- ja Matkalaskujen otsikot ja rivit
Ylläpidon valikossa NetTikon – KULU JA MATKA, Laskujen otsikoiden ja rivien selailu, Laskujen otsikot ja Laskujen rivit näkymissä voidaan tarkastella tallennettujen laskujen otsikko- ja rivitietoja.
Tiedot voidaan viedä esim. Exceliin Ylläpidon Vie-toiminnolla.