Sovelluksen käyttöönotto

NetTikon TOSITE määritellään käyttöön Tikonissa Ylläpito, NetTikon – Sovellusten käyttöönotto.

TOSITE käytössä
Kentän tieto määrittelee NetTikon TOSITE sovelluksen käyttöön.

Tositehyväksyntä
Kenttään laitetaan tieto, jos kirjanpidon tositteita lähetetään hyväksyttäväksi NetTikon TOSITE sovellukseen.

Kirjanp. oletushyväksyjä
Kun tositehyväksyntä otetaan käyttöön, pitää valita myös yrityksen oletushyväksyjä. Kenttään on valittavissa vain ne käyttäjät, jolla on riittävät oikeudet hyväksyä tositteita.

Yleiset parametrit

Valikossa Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset – Yleiset parametrit määritellään kaikkia yrityksiä koskevat arvot.

NetTikon sovellusten web-osoite
Kenttään syötetään NetTikon -sovellusten web-käynnistysosoite. Osoite on hyväksyjälle lähtevässä sähköpostiviestissä sovelluslinkkinä, jonka kautta käsittelijä pääsee suoraan NetTikon kirjautumissivulle.

Jos NetTikon -sovelluksia on jo käytössä, tämä tieto on jo määriteltynä.

Tositteen pitkän kiertoajan raja päivinä
Kenttään syötetään päivien lukumäärä, jonka jälkeen hyväksymätön tosite tulkitaan pitkään hyväksynnässä olleeksi. Oletuksena on 10 päivää. Mikäli kentässä ei ole tietoa, sovellus käyttää 7 päivän rajaa.

Yritystiedot

Yrityksen perustietoihin annetaan sähköpostiosoite, jonne NetTikon TOSITE sovelluksessa syötetystä tositteesta lähetetään viesti, kun tosite on siirretty kirjanpitoon.

Ylläpito, Asetukset – Yritysasetukset – Yritysten kirjanpitotiedot.

Sähköpostiosoite, jonne viesti lähetetään, kun NetTikon TOSITE sovelluksessa on tosite siirretty kirjanpitoon.

Käyttäjätunnukset ja käyttäjäroolit

Uudet käyttäjät perustetaan toiminnolla Ylläpito, NetTikon – Järjestelmäasetukset – Käyttäjät.

Perustiedot

Perustiedot välilehdellä NetTikon TOSITE sovelluksen kannalta täydennetään seuraavat tiedot.

Käyttäjätunnus
Käyttäjän tunnus, 4-8 merkkiä pitkä

Nimi
Käyttäjän nimi

Salasana
Kirjautumisessa käytettävä salasana. Salasanan turvallisuuteen on web-käytössä kiinnitettävä erityistä huomiota, eli on luotava riittävän vahva salasana. Käyttäjä voi muuttaa salasanan NetTikon sovelluksen asetuksissa.

Käyttökieli
Kielivalinta määrittelee sovelluksen lähettämien sähköpostien kielen.

Sähköposti
Sähköpostiosoite, johon sovellus lähettää viestin käsittelyä odottavista tositteista. Tieto on pakollinen tositteiden hyväksyjillä.

Etäkäyttö
Kenttä valitaan, mikäli käyttäjä on etäkäyttäjä.

Web-sovellusten oikeudet

Välilehdellä määritellään käyttäjän rooli NetTikon TOSITE sovellukseen.

NK-00 - Ei oikeutta. Oletus ennen käyttöoikeuksien määrittelyä.

NK-01 - Selailija. Käyttäjällä on oikeus selailla kirjanpidon ja reskontran tapahtumia käyttäjälle määriteltyjen selausoikeuksien puitteissa.

NK-06 - Tositteiden syöttäjä/tallentaja. Käyttäjä voi syöttää tositteita sekä selailla kirjanpidon ja reskontran tapahtumia käyttäjälle määriteltyjen selausoikeuksien puitteissa.

NK-08 - Käyttäjä kaikilla oikeuksilla. Käyttäjä voi syöttää sekä hyväksyä tositteita. Käyttäjä voi siirtää kirjanpitoon omansa sekä muiden tekemät tositteet (paitsi NK-10 käyttäjän) sekä selailla kirjanpidon ja reskontran tapahtumia käyttäjälle määriteltyjen selausoikeuksien puitteissa.

NK-10 - Pääkäyttäjä. Käyttäjä voi syöttää sekä hyväksyä tositteita. Käyttäjä voi siirtää kirjanpitoon omansa sekä muiden tekemät tositteet sekä selailla kirjanpidon ja reskontran tapahtumia käyttäjälle määriteltyjen selausoikeuksien puitteissa.

Yrityskohtaiset oikeudet

Mikäli yrityskohtaisia oikeuksia ei määritellä, käyttäjällä on oikeus kaikkiin yrityksiin. NetTikon sovellusten käyttöoikeuksien määrittelyssä sovellus huomauttaa, mikäli yrityskohtaiset oikeudet jätetään määrittelemättä.

Kun yrityskohtaiset oikeudet määritellään, on huomioitava, että aina kun yhdenkin sovelluksen oikeudet määritellään yritystasolle, on käyttäjän kaikkien muidenkin sovellusten oikeudet määriteltävä yritystasolle. Jos tätä ei tehdä, käyttäjällä ei ole oikeutta aiempiin sovelluksiinsa missään yrityksessä.

Yrityskohtaiset oikeudet välilehdellä näkyvät kaikki ne yritykset joissa on NetTikon TOSITE sovellus otettu käyttöön.

Sovellusalue
Valitaan NK – NetTikon TOSITE

Muuta-painikkeella avautuu ikkuna, jossa määritellään yritykset/yritysvälit joihin käyttäjälle annetaan oikeus.

Kaikki yritykset
Kenttä valitaan, mikäli käyttäjälle halutaan antaa oikeudet kaikkiin yrityksiin, joissa NetTikon TOSITE on käytössä. Kentän valinnan jälkeen Yrityksestä – Yritykseen kentät eivät ole valittavissa.

Yrityksestä
Yritysvälin pienin yritysnumero, eli mistä yrityksestä alkaen käyttäjärooli on voimassa.

Yritykseen
Yritysvälin suurin yritysnumero, eli yritys mihin asti käyttäjärooli on voimassa.

Rooli
Oletuksena on Web-sovellusten oikeudet välilehdelle annettu rooli. Voidaan muuttaa, tällöin valituilla yrityksillä on käyttäjän yleisestä oikeudesta poikkeava rooli.

Sähköpostiasetukset

Määritellään sähköpostiasetukset, mikäli niitä ei ole tehty muiden NetTikon sovellusten käyttöönoton yhteydessä. Sähköpostin lähetyksessä käytetään SMTP-protokollaa.

Asetusten määrittelyn jälkeen sovellus pystyy lähettämään hyväksyjille tiedon hyväksyttävistä tositteista, ja kirjanpitäjälle tiedon hyväksytyistä/hylätyistä tositteista.

Sähköpostipalvelin
Sähköpostipalvelimen nimi.

Lähettäjän sähköpostiosoite
Sähköpostiosoite, joka näytetään lähettäjänä sovelluksen lähettämissä sähköposteissa.

Käyttäjätunnus
Lähettäjän sähköpostiosoite -kenttään syötetyn sähköpostitilin käyttäjätunnus.

Salasana
Lähettäjän sähköpostiosoite -kenttään syötetyn sähköpostitilin salasana.

Tositelajit

Määritellään tositelaji, Ylläpito, Kirjanpito – Tositelajit. Tositelajia käytetään NetTikon TOSITE sovelluksessa syötetyille tositteille.

Tositelaji
Tositelajin numero

Selite
Tositelajin tositteen numero, josta sovellus ottaa seuraavan numeron per tosite.

NetTikon TOSITE tositelaji
Kentän valinta kiinnittää tositelajin käytettäväksi NetTikon TOSITE sovelluksessa syötettäville tositteille.

Parametrit

Valikossa Ylläpito, NetTikon – Tosite – Parametrit määritellään yrityskohtaisesti sähköpostien lähetykset, sekä mahdollinen vastatili silloin kun tositteen kirjauksessa käytetään tilikarttaa.

Vastatili
Valitaan tililuettelosta mille kirjanpidon tilille muodostetaan tositteen syötössä tapahtuman vastavienti. Mikäli tietoa ei anneta, käyttäjä syöttää vastaviennin. Tietoa käytetään, kun tositteen syötössä käytetään kirjanpidon tilikarttaa.

Ei sähköpostia hyväksyntään lähetyksestä
Kenttä valitaan, mikäli sähköpostia ei haluta lähetettävän silloin kun kirjanpidosta laitetaan tosite hyväksyntään. Oletuksena on, että sähköposti lähtee henkilölle, joka on valittu tositteen hyväksyjäksi.

Ei sähköpostia palautuksesta
Kenttä valitaan, mikäli sähköpostia ei haluta lähetettävän seuraavissa tapauksissa:

• Hyväksyjä hylkää hyväksyttäväksi lähetetyn tositteen. Oletuksena sähköposti lähetetään sille henkilölle, joka on laittanut tositteen hyväksyttäväksi.
• Kirjanpitoon siirtäjä hylkää tositteen kirjanpitoon siirto toiminnossa. Oletuksena sähköposti lähetetään ensisijaisesti käyttäjälle, joka on tositteen syöttänyt. Mikäli käyttäjää ei enää ole, tai käyttäjältä puuttuu sähköpostiosoite, viesti lähtee yritystietojen Kirjanpito-välilehdelle annettuun osoitteeseen.

Ei sähköpostia kirjanpitoon siirrosta
Kenttä valitaan, mikäli viestiä ei haluta lähetettävän kirjanpitäjälle kirjanpitoon siirto toiminnosta. Oletuksena viesti lähtee yritystietojen Kirjanpito-välilehdelle annettuun osoitteeseen.

Kirjauslajit

Mikäli yritykselle perustetaan yksikin kirjauslaji, yrityksellä on tositteen syötössä kirjauslajit käytössä (korvaa tilikartan käytön). Käyttäjä voi halutessaan vaihtaa NetTikonin asetuksissa tilikartan käyttöön.

Tunnus
Kirjauslajin tunnus (numeerinen).

Kirjauslajin nimi
Kirjauslajille annettu nimi, näkyy tositteen syötössä.

Ei käytössä
Määritellään onko kirjauslaji käytössä vai ei. Kenttään laitettu tieto estää kirjauslajin näkymisen tositteen syötössä.

Tilinumero
Kirjanpidon tili jolle tapahtuma kirjautuu. Ei voi olla sama kuin Vastatilinumero -kentän tili.

Vastatiilinumero
Kirjanpidon tili jolle tapahtuman vastavienti muodostuu. Ei voi olla sama tili kuin Tilinumero-kentän tili.

Laskentakohteet
Aktiivisena ovat ne laskentakohteet jotka on Kirjanpidon yritystiedoissa määritelty käyttöön. Kirjauslajille valitut laskentakohteet ovat oletuksena tositteen syötössä. 

NetTikon TOSITE Asetukset

Kirjaustapa - Tilikartta
Mikäli yrityksellä on käytössä kirjauslajit tositteen syötössä, käyttäjä voi halutessaan vaihtaa tositteen syöttöön näkyviin tilikartan. Mikäli yrityksen NetTikon TOSITE Parametrit tauluun on määritelty vastatili, muodostuu tositteen syötössä vastatili automaattisesti. Jos parametreihin ei ole määritelty vastatiliä, käyttäjä syöttää vastaviennin.