Yritystiedoissa Tilaustenkäsittely/Reskontra välilehdelle määritellään yrityksen Verkkotunnus/lähett. –kenttään yrityksen verkkolaskuosoite. Verkkolaskutunnus koostuu kahdesta osasta, operaattorin välittäjätunnuksesta ja verkkolaskuosoitteesta. Verkkolaskuosoitteen määrittely aktivoi laskujen tulostus toimintoon verkkolaskuaineiston muodostus mahdollisuuden.
Operaattoritunnukset ovat Ylläpito – Asetukset – Yhteiset asetukset – Operaattorit -taulussa.
Verkkolaskuosoite saadaan operaattorilta, joka on valittu välittämään verkkolaskuaineistoja.
Laskuhotellipalvelussa (operaattorina Tieto Oyj) verkkolaskuosoite TE003712345678 muodostuu:
- TE operaattorin tunnus
- 0037 maatunnus
- 12345678 yrityksen y-tunnus ilman väliviivaa
Verkkopalvelutunnusohjeessa on kerrottu Tiedon ja operaattoriverkoston käyttämät verkkolaskutunnukset sekä operaattori- ja pankkien käyttämät operaattoritunnukset.
Huom. Verkkolaskutunnus/lähett. kenttä on yhteinen tilaustenkäsittely/laskutukselle ja myyntireskontralle.
Jos verkkolaskuosoitteen muoto on muu kuin OVT-tunnus tai IBAN-pankkitilimuoto, tunnuksen tyypin oikea koodiarvo valitaan EN16931-koodiston EAS-välilehdeltä ja merkitään tunnuksen tyypiksi.
Jos verkkolaskuosoite alkaa merkeillä FI tai 0037, ei verkkolaskuosoitteen osoitetyyppiä tarvitse merkitä, vaan laskun tulostus merkitsee automaattisesti tyypiksi joko 0037 (= OVT-muotoinen) tai 9918 (= IBAN-muotoinen). Jos operaattorina on Laskuhotelli, jolloin verkkolaskuosoitteen alussa on kahdella merkillä operaattorilyhenne, tarkistus tehdään merkeistä 3-5.
Jos yritys lähettää verkkolaskunsa Finvoice -muodossa, laitetaan yrityksen tiedoissa valinta kohtaan 'Finvoice'. Jos Finvoice laskut halutaan tulostuvan yhdeksi tiedostoksi, merkitään valinta 'Finvoice yhtenä' –kohtaan.
Jos Laskuhotellin TEAPPSXML muotoiset laskut halutaan tulostuvan jokainen omaan tiedostoon, merkitään valinta 'TEAPPSXML erillisenä'.
Jos Laskuhotellin kanssa on sopimus laskujen toimittamisesta asiakkaalle sähköpostina, merkitään valinta 'Sähköpostisopimus'.
Perintäkirjeistä ja korkolaskuista muodostetaan vain TEAPPSXML muotoinen verkkolaskuaineisto.
Seuraavaksi käydään läpi muut yrityksen perustiedot, jotka vaikuttavat TEAPPSXML aineiston muodostukseen. Jos käytössä on Finvoice aineistomuoto, niin tietojen välitys tulee tarkistaa käytettävältä operaattorilta.
Perustiedot–välilehdellä annetaan yrityksen maakoodi ja www –osoite.
Laskutuksen yhteyshenkilön sähköpostiosoite määritellään Tilaustenkäsittely –välilehdellä. Jos yrityksen puhelinnumeroa ei ole Tilaustenkäsittely –välilehdellä, siirretään puhelinnumero yrityksen Perustiedot –välilehdeltä.
Laskuhotellin tulostuspalvelusta lähteville laskuille voidaan tarvittaessa antaa asiakaskohtaisen postisopimuksen tiedot.
Yritykselle voi kirjoittaa vapaamuotoisen tekstin ennakkoperintärekisteriin merkitsemisestä.
Teksti voi Finvoice-sanomakuvauksen rajoituksen vuoksi olla enintään 35 merkkiä pitkä.
