Toiminnossa Kausi – Reskontra – Laskujen siirto - Myyntilaskujen xml-tiedostoista käynnistetään verkkolaskujen massanouto. Verkkolaskut voivat olla TEAPPSXML tai Finvoice muotoa. Nouto muuntaa Finvoice-muotoisen laskun TEAPPSXML muotoon ennen aineiston käsittelyä.
Noudon käynnistyksessä annetaan siirrettävälle aineistolle parametrit, mihin noudetaan ja mistä xml-tiedoston tiedoista tiliöintitiedot ja selitetiedot muodostetaan. Parametrit voidaan määritellä valmiiksi omaksi noutotyyliksi toiminnossa Ylläpito – Siirtoasetukset - tyypille KP 66.
Hakemisto mistä laskut noudetaan, voi olla mikä tahansa, mihin käyttäjällä on oikeus. Sen oletustieto määritellään Siirtotiedostot asetuksissa, mutta siirron käynnistyksessä oletushakemiston voi muuttaa.
Ohjelma tunnistaa automaattisesti, mistä kirjanpidon yrityksestä (=maksun saajasta) ja mistä asiakkaasta (=laskutettavasta yrityksestä) on kyse.
Kirjanpidon yritys (=maksun saaja) tunnistetaan pelkän yrityksen Verkkolasku-id –kentän verkkopalvelutunnuksen mukaan tai nimi + verkkopalvelutunnus –yhdistelmän mukaan (verkkopalvelutunnus: INVOICE PAYEE NET_SERVICE_ID, nimi: INVOICE PAYEE CUSTOMER_INFORMATION CUSTOMER_NAME). Jos yritystä ei pystytä tunnistamaan tai jos käyttäjällä ei ole käyttöoikeutta tähän yritykseen, niin kirjoitetaan tieto lokiin ja siirretään tämän yrityksen verkkolaskut yrityksen kansioon yksittäistä käsittelyä varten.
Asiakas (=laskutettava yritys) tunnistetaan verkkolaskulla olevan liikekumppanin nimen (ensimmäiset 40 merkkiä), y-tunnuksen, alv-tunnuksen tai verkkopalvelutunnuksen perusteella, sen mukaan mitä näistä tiedoista verkkolasku sisältää. (TEAPPSXML:stä luetaan ensisijaisesti nimi: INVOICE PAYER CUSTOMER_INFORMATION CUSTOMER_NAME, y-tunnus: INVOICE PAYER CUSTOMER_INFORMATION ORGANIZATION_NUMBER, alv-tunnus: INVOICE PAYER CUSTOMER_INFORMATION VAT_NUMBER, verkkopalvelutunnus: INVOICE PAYER NET_SERVICE_ID, toissijaisesti eli PAYER-osan puuttuessa luetaan nimi: INVOICE RECEIVER CUSTOMER_INFORMATION CUSTOMER_NAME, y-tunnus: INVOICE RECEIVER CUSTOMER_INFORMATION ORGANIZATION_NUMBER, alv-tunnus: INVOICE RECEIVER CUSTOMER_INFORMATION VAT_NUMBER, verkkopalvelutunnus: INVOICE RECEIVER NET_SERVICE_ID). Tikonissa nämä tiedot ovat asiakkaan Nimi-, Y-tunnus-, ALV-tunnus- ja Verkkolaskuosoite–kentissä. Jos laskulla on PAYER-osa, mutta PAYER-osassa ei ole verkkopalvelutunnusta (NET_SERVICE_ID), niin verkkopalvelutunnus luetaan RECEIVER-osasta, mikäli asiakkaan nimi eli CUSTOMER_NAME-tieto on sama PAYER-osassa ja RECEIVER-osassa.
Y-tunnuksella tunnistettaessa ei ole väliä onko y-tunnus muodossa 0123456-7 vai 01234567. Lisäksi verkkolaskulla y-tunnus voi olla eri muodossa kuin Tikonin asiakas-/toimittajarekisterissä (esim. verkkolaskulla 0123456-7 ja Tikonissa 01234567). Jos esimerkiksi verkkolaskuja noudetaan myyntireskontraan ja lasku sisältää asiakkaan nimen ja y-tunnuksen, mutta ei alv-tunnusta ja verkkopalvelutunnusta, niin asiakasta etsitään Tikonin asiakasrekisteristä erikseen asiakkaan nimen ja y-tunnuksen perusteella. Jos asiakas löytyy jommallakummalla tunnisteella, niin lasku viedään kyseiselle asiakkaalle, paitsi jos etsityillä tunnisteilla löytyy useita asiakkaita. Siinä tapauksessa verkkolaskulla olevan asiakkaan nimen on täsmättävä Tikonin asiakasrekisterissä olevaan nimeen, muussa tapauksessa kirjoitetaan tieto lokiin ja siirretään tämän asiakkaan verkkolaskut yrityksen kansioon myyntiverkkolaskujen yksittäiskäsittelyä varten.
Jos asiakasta ei löydy, ohjelma perustaa asiakkaan asiakas-tauluun. Asiakasnumero muodostetaan samalla periaatteella kuin, jos se lisättäisiin asiakastauluun ”A”-menetelmällä. Jos tällä tavalla saatava numero on jo käytössä, niin haetaan seuraava vapaa numero. Jos yhtään numeroa ei ole vapaana niin keskeytetään nouto ja kirjoitetaan siitä tieto lokiin.
Ohjelma siirtää hakemistosta tapahtumat kaikille yrityksille, mihin käyttäjällä on oikeus, muodostaa määrityksien mukaan tiliöinnit, tekee alv-laskennan tilien perusteella ja jos noudolle on valittu automaattisiirto, päivittää kirjanpidon tapahtumat tositepäivän mukaan kirjanpidon kausille. Automaattisiirrot tehdään oletusarvoisesti pienimmälle tapahtumakaudelle. Mikäli samalle ajanjaksolle on useita N-tapahtumakausia ja halutaan tehdä siirrot jollekin muulle kuin pienimmälle N-kaudelle, voidaan kausitilastoon määritellä oletuskausi siirtoja varten. Tapahtumat muodostuvat avoinna olevalle yritykselle heti ja automaattisiirrolla muille yrityksille yrityksen avauksessa. Jos noudolle ei ole automaattisiirtoa valittu tai sopivaa kautta tapahtumalle ei löydy, noudetaan aineisto yrityksittäin toiminnolla Kausi – Tapahtumien nouto – Kp:n ascii/ja laskujen xml-noudoista. (Huom. ja aina erillisreskontrassa).
Aineisto, mihin käyttäjällä ei ole oikeutta ja puutteelliset tiliöinnit voidaan ohjata tiliöitäväksi myyntiverkkolaskujen yksittäiskäsittelyn toimintoon Kausi - Reskontra - Myyntiresk. verkkolaskujen käsittely.
Noudosta tulostuu raportit erikseen laskuista laskuluettelo ja kirjanpidon tapahtumista kausittain tiliyhteenveto täsmäyttämistä varten.
Siirrosta muodostuu lokitiedosto, mikä tulostuu ruudulle noudon lopuksi ja tallentuu Tiko.ini:ssä [ReTiko] –osiossa MassanoutoLokihakem= annettuun kansioon. Jos määritystä ei ole tehty, niin lokitiedostot tehdään noudettavien tiedostojen kansion alle Logs-kansioon. Lokista näkee noudettujen tapahtumien määrät ja virheelliset sekä puutteellisena yksittäiskäsittelyyn siirtyneet tapahtumat. Lokitiedosto muodostuu päivittäin siirtoasetuksittain ja käyttäjittäin. Lokitiedoston nimi on xml_nouto_M-nro_käyttäjätunnus_päivämäärä.log . Esim. xml_nouto_M-10_Tiko_2006-06-29.log. Nouto poistaa vanhoja lokitiedostoja ja siirtoasetuksissa kerrotaan montako päivää vanhat lokitiedostot säilytetään.
Verkkolaskujen massanouto on myös mahdollista ajastaa. Ajastustoiminto on ohjeistettu pääkäyttäjän materiaalissa.
Siirtoasetus
Valintalistalta valitaan Siirtotiedostot- Siirtoasetukset toiminnossa määritelty siirtoasetus. Jos vain yksi asetus on määritelty, sen tiedot tulevat avauksessa valmiina ruudulle. Jos parametrit annetaan vasta ennen noudon käynnistystä, siirtoasetusta ei tarvitse valita.
Hakemisto
Hakemisto, mistä xml-tiedostot noudetaan. Oletus tulee Ylläpito - Siirtotiedostot tyypin KP 66 määrityksestä. Tiedon voi muuttaa, katso Selaa painike.
Tiedosto
Tiedoston nimi, mikä noudetaan. Jos noudetaan kaikki kansion tiedostot, annetaan *.* nimeksi. Oletus tulee Ylläpito - Siirtotiedostot tyypin KP 66 määrityksestä. Tiedon voi muuttaa, katso Selaa painike..
Selaa -painike
Selaa painikkeella voidaan siirrettävän aineiston kansio ja tiedostot etsiä. Jos käyttäjällä on rajoitettu Selaa –painikkeen oikeus, liikkuminen vain määritellystä oletuskansiosta alaspäin on mahdollista.
Nouda-painikkeella käynnistetään nouto.
Sulje-painikkeella poistutaan toiminnosta